В настоящий момент при построении многопользовательских бухгалтерских систем эта модель является основной. Она предполагает наличие единого информационного поля, обеспечивающего доступ к данным со всех рабочих мест АИС-БУ. При использовании этой модели вся вводимая информация фиксируется в интегрированной базе данных, которая доступна в реальном масштабе времени. Поэтому любой введенный документ или запись массива хозяйственных операций могут оперативно использоваться бухгалтерами, ведущими смежные участки учета.
Для разграничения прав доступа пользователей к учетной информации может быть установлена нужная иерархия. Обычно права пользователей системы разделяются в соответствии с присвоенным статусом: системный администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, оператор. Исходя из данной иерархии, могут определяться права на формирование тех или иных проводок, выполнение процедур преобразования данных и доступ к функциям просмотра и корректировки информации.
Помимо формального разделения прав доступа сотрудников к той или иной информации смежных рабочих мест, важным является соблюдение принципа ответственности. В этой связи очевидный интерес представляет технология функционирования системы «Интегратор» фирмы «Инфософт», где реализованы соответствующие контрольные функции.
Здесь каждый бухгалтер полностью отвечает как за ввод информации по своему участку, так и за сальдо по счетам своего участка. Для этого в системе введены понятия выполненных, отложенных, отвергнутых и спорных проводок. При вводе бухгалтерской записи сальдо и обороты пересчитываются только по тому счету, который относится именно к данному участку. Если корреспондирующий счет не относится к перечню счетов данного участка, проводка будет считаться отложенной до тех пор, пока ее не подтвердит бухгалтер смежного участка — того, за которым закреплен этот счет.
На смежном участке проводка может быть подтверждена или отвергнута. В первом случае сальдо и обороты «своего» счета пересчитываются, и цикл обработки записи завершается. В противном случае проводка считается спорной до выяснения отношений между бухгалтерами смежных участков или до момента осуществления сводного учета. Бухгалтер, ведущий сводный учет, имеет доступ ко всем, без исключения, спорным проводкам и принимает конечное решение по их судьбе, утверждая или удаляя эти записи. При удалении спорной записи происходит автоматический обратный пересчет оборотов и исходящих сальдо. До момента полного выяснения отношений оборотный баланс не сходится и может быть сведен только тогда, когда не осталось ни одной спорной проводки. Данная технология представляется весьма перспективной, поскольку позволяет усилить контрольные функции системы.
Нередко разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета в заслугу себе ставят то, что их программные средства позволяют вести учет в реальном масштабе времени, понимая под этим мгновенную контировку вводимых в систему документов. Действительно, во многих системах там, где это возможно, проводки автоматически формируются сразу при вводе документов. Естественно, что для этого многопользовательская система должна базироваться на модели полностью централизованных данных.
Однако такой подход нельзя считать целесообразным во всех случаях. Например, обычно не нужно выполнять генерацию бухгалтерских записей после выполнения каждой процедуры начисления зарплаты отдельному работнику или при формировании данных об отгрузке продукции в соответствии с единственной накладной. Ведь если данные неполны или ошибочны, то при их корректировке необходима замена не только соответствующих документов, но и порожденных ими проводок, в результате чего программа несколько раз будет проделывать одну и ту же работу. Намного целесообразнее сначала полностью выверить данные и потом построить по ним сводные проводки, не перегружая базу данных избыточной информацией.
Примером реализации подхода, основанного на групповой контировке однотипных документов, является система «1С: Торговля». Здесь документы по торговым операциям сразу в бухгалтерском учете не проводятся, но в конце месяца запускается специальная технологическая процедура, в результате выполнения которой соответствующая информация сводится, и по ней формируются проводки. В качестве другого примера можно сослаться на систему «Галактика», где изначально заложено разделение данных оперативного и бухгалтерского учета, которые могут существовать порознь друг от друга. Здесь для большинства хозяйственных операций проводки могут формироваться сразу по пачкам однотипных документов в свернутом, агрегированном виде.