Автоматизированные системы


Автоматизированные системы позволяют с помощью интерак­тивных стандартных и произвольных отчетов получить любую аналитическую информацию относительно любой позиции кон­солидированной отчетности.

Приведенный перечень процедур поддерживается в западных системах автоматизации учета, например в системе R/3 немецкой фирмы SAP. Эти системы уже широко представлены на россий­ском рынке АИС-БУ. Использованные здесь технологии реше­ния задачи консолидации хорошо апробированы и обобщают опыт большого числа транснациональных концернов и корпора­ций. Однако основной объем учетных операций в России и стра­нах СНГ проводится в рамках национальных стандартов, которые в немалой степени отличаются от принятых на западе. Кроме то­го, западные системы имеют чрезмерно высокую стоимость, тре­буют длительного периода внедрения и адаптации к особенно­стям учета российских предприятий.

Средства составления консолидированной корпоративной от четности имеются и в программных продуктах отечественных фирм «1C», «Инотек», «Галактика», «Парус», «Ланке», «Монолит-Инфо», «Компас» и некоторых других.

Во многих существующих на настоящий момент отечественных бухгалтерских системах поддерживаются, главным образом, процедуры простого объединения (суммирования) информации нескольких предприятий в рамках единой базы данных и получения по ним стандартной отчетности. Часто предлагаемые техноло­гии предъявляют жесткие требования к логической структуре объединяемой информации. Фактически обычно речь идет о полном совпадении планов счетов, а часто и порядка организации анали­тического учета. В общем случае такой подход нельзя признать удовлетворительным, в связи с тем, что предприятия концерна могут специализироваться на различных сферах деятельности, что определяет и различия в порядке ведения аналитического уче­та, а для транснациональных концернов не совпадают и планы синтетических счетов.

Примером такого подхода к составлению консолидированной отчетности является система «Парус». По сути, это достаточно простой и эффективный инструмент объединения отчетов в свод­ный отчет. Использование этой системы позволяет ввести еди­ную учетную политику по группе предприятий, снизить затраты на подготовку отчетности отдельных предприятий, а также на со­ставление сводной отчетности. Вместе с тем в системе отсутству­ют функции элиминирования внутригрупповых расчетов, проме­жуточных прибылей и убытков, консолидации капиталов. Эти функции могут быть выполнены только вручную после получе­ния сводных отчетов, что достаточно трудоемко. Создание же спе­циальных настроек требует привлечения специалистов в области программного обеспечения.

Таким образом, только объединения данных недостаточно для корректного формирования консолидированной отчетности. Да­же в простейшем случае для этого необходимы: методика объеди­нения планов счетов, используемых различными предприятиями; исключение взаиморасчетов между предприятиями одного кон­церна; организация пересчета показателей отчетности в базовую валюту и т.д. Полный же перечень процедур значительно шире. Среди отечественных программных продуктов имеются системы, которые обеспечивают не только объединение показателей отчет­ности консолидируемых предприятий, но и выполняют процеду­ры элиминирования требуемых показателей. Такие средства име­ют система «Галактика», «БОСС-Корпорация», NS2000.

Рассмотрим порядок составления консолидированной отчетности в ком­плексной автоматизированной системе «Галактика» — системе, которая из­начально ориентирована на крупные предприятия с удаленными филиала­ми. В ней для реализации функции составления консолидированной отчет­ности предусмотрен модуль «Консолидация», который взаимосвязан с дру­гими модулями системы, используя их информацию. В самом общем виде технология автоматизированного составления консолидированной отчетно­сти здесь заключается в следующем.

При вводе системы в эксплуатацию модуль «Консолидация» позволяет определить (выбрать) логическую структуру корпорации, виды консолиди­рованных отчетов, планы счетов бухгалтерского учета. Под корпорацией в системе понимается объединение нескольких юридических лиц, ведущих раздельный бухгалтерский учет на основе единого набора планов счетов. Выделяется формально один из участников корпорации, который считает­ся головной фирмой. Остальные участники интерпретируются как филиа­лы. Предполагается, что каждый филиал может иметь множество удален­ных офисов.

Условное разделение предприятий на головную фирму и филиалы име­ет чисто технологическое назначение и никак не отражается на способе представления данных или работе с ними.

Предполагается, что каждый участник корпорации имеет основной план счетов, на основе которого составляется собственная текущая отчетность. Однако параллельно с отражением операций в основном плане счетов фак­ты хозяйственной деятельности отражаются и в планах счетов других фи­лиалов. Это более общий подход, чем конвертация данных из одной систе­мы счетов в другую, поскольку он позволяет при отражении каждого факта хозяйственной деятельности формировать записи на счетах в соответст­вии с различными учетными методиками (например, одновременно отра­жать операции по российским стандартам и принципам GAAP). При этом трудоемкость формирования записей на счетах не увеличивается за счет высокой степени автоматизации процедур контировки документов.

Кроме отражения фактов хозяйственной деятельности филиалов корпо­рации параллельно в нескольких системах счетов, система «Галактика» по­зволяет разделить внутренние и внешние (по отношению к корпорации) опе­рации. Операции между участниками корпорации интерпретируются как внутренние, а операции с контрагентами, не входящими в нее — внешние. Эта возможность обеспечивается за счет того, что в справочнике партнеров фирмы каждому из них соответствует признак, позволяющий идентифици­ровать его принадлежность к корпорации. Именно благодаря этому при по­строении консолидированной отчетности становится возможным автомати­ческое разделение внутренних и внешних оборотов корпорации.

Для составления консолидированной отчетности записи на счетах всех участников объединяются в базе данных головной фирмы. Эта операция может осуществляться через электронную почту или на магнитных носите­лях курьерским способом. Управление процессом объединения данных, вы­явление возможных противоречий и их разрешение осуществляется специ­альной программной утилитой межофисного обмена Согро, входящей в со­став системы.

Процесс составления корпоративной отчетности в системе «Галактика» полностью управляем. Можно формировать как сводную отчетность по всем филиалам корпорации, так и отдельные группировки входящих в нее предприятий, выделяемые, например, по региональному или отраслевому признаку.

Для бухгалтерских записей, отраженных в каждой из используемых сис­тем счетов, может быть определена своя форма баланса и других отчетных форм. Это обеспечивается с помощью мощного генератора отчетов, под­держиваемого системой, имеющего развитый язык описания данных и про­цедур расчета показателей отчетов. Здесь, в числе прочего, поддерживают­ся специальные языковые конструкции, позволяющие определять ссылки на данные конкретных филиалов.

При составлении любого отчета можно указать, какие хозяйственные операции следует использовать в процессе расчета его показателей. В ча­стности, помимо построения отчетов, включающих все операции филиа­лов, имеется возможность исключить внутрикорпоративный оборот или включить в расчет только внутренние операции корпорации.

При формировании отчетов, отражающих движение средств по счетам, может быть указан тот план счетов, который необходимо взять за основу. За счет параллельного отражения всех операций в нескольких системах счетов это дает возможность получения обобщающей информации в груп­пировке, подразумеваемой конкретной системой счетов и, в общем случае, исчисленной по различным методикам. Поскольку в системе «Галактика» данные различных филиалов могут объединяться с любой степенью дета­лизации, то наряду с получением обобщенных отчетов, здесь есть возмож­ность получать сведения по движению средств корпорации в различных аналитических срезах.