Документ как допол­нение к хозяйственной операции


Первая модель рассматривает документ как допол­нение к хозяйственной операции, отраженной в инфор­мационной базе — массиве информации о хозяйственных опера­циях. Эта модель реализует технологию работы с первичными до­кументами и отражения их данных в учетных информационных базах по схеме:

возникновение хозяйственной операции ® запись в массиве информации о хозяйственных операциях ® первичный документ.

О системах, использующих данную технологию, говорят, что они работают «от проводки». Центральным понятием в таких сис­темах является понятие «хозяйственная операция», «проводка», а первичный документ трактуется лишь как выходная форма, кото­рая является дополнением к хозяйственной операции.

При такой модели бухгалтер, обрабатывая входящие докумен­ты, преобразует их вручную или с помощью программы (напри­мер, аппарата типовых операций) в записи массива информации о хозяйственных операциях, которые отражаются в журнале хозяй­ственных операций (рис. 4.6.).

документ как допол­нение к хозяйственной операции

Только после ввода хозяйственной операции документ форми­руется автоматически, либо по запросу бухгалтера. Часть реквизи­тов в поля шаблона документа подставляются программой из вве­денной записи, а некоторые вводятся бухгалтером дополнитель­но. Сформированный документ можно отпечатать.

Здесь входящие документы отдельно в базе данных не регистри­руются. Те документы, которые формируются программой, либо хранятся в привязке к тем записям, на основе которых были сфор­мированы, но часто после печати вообще не сохраняются. Некото­рые программы позволяют хранить документы в компьютерном архиве, но без связи с породившими их записями массива хозяйст­венной операцией.

Недостаток рассмотренной технологии заключается в том, что введенная запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной. Определяемые ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным. В реальных условиях часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями. Поэтому бухгалтер должен отслеживать записи, по которым был выписан документ, но не была совершена сама хозяйственная операция.

Можно привести такой пример. При оформлении операции выдачи денег из кассы бухгалтер при данной технологии вводит запись (проводку) в массив хозяйственных операций и формирует расходный кассовый ордер (РКО). Раз проводка введена в массив, то она становится актуальной, но са­ма операция выдачи денег еще не была совершена. Следовательно, соглас­но нормальному порядку учетного процесса данная хозяйственная опера­ция не должна найти отражения в учете. Реальная технология такова:

формирование и печать РКО ® передача его в кассу ® выдача денег и

подтверждение совершения этой операции на документе ® возврат документа

бухгалтеру и ввод по нему записи (проводки) в массив операций.

Изложенная модель интерпретации первичных документов нарушает привычную технологию ведения бухгалтерского учета, при которой хозяйственная операция отражается в учете только после ее совершения и подтверждения этого факта соответствующим до­кументом. Здесь же именно запись об операции становится осно­вой для формирования документа.

Рассмотренная модель интерпретации первичных документов была присуща ранним версиям многих программ, а в отдельных из них сохранилась и по сей день.

Например, в программе «Финансы без проблем» большая часть доку­ментов и сейчас трактуются как дополнение к хозяйственной операции. Что­бы с помощью этой программы сформировать документ, необходимо пред­варительно ввести данные о хозяйственной операции, которые программа использует для формирования документа.

В последующих версиях большинства программ подход к обра­ботке документов был радикально изменен, и ныне в них исполь­зуются другие модели.