Category Archives for Информационные управляющие системы

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражае­мых в учете, является одним из основополагающих принципов ве­дения бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бух­галтерского учета ведутся на основе документов. При осуществле­нии любой производственно-хозяйственной или финансовой опе­рации формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.

В автоматизированной информационной системе бухгалтер­ского учета важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе в них данных, но и организовать оптимальную схему движения документов — документооборот, который поддерживал бы естественную технологию работы с документами. Как уже от­мечалось в предыдущем параграфе, электронный документообо­рот рассматривается здесь только применительно к процедурам Читать далее

Первая модель рассматривает документ как допол­нение к хозяйственной операции, отраженной в инфор­мационной базе — массиве информации о хозяйственных опера­циях. Эта модель реализует технологию работы с первичными до­кументами и отражения их данных в учетных информационных базах по схеме: возникновение хозяйственной операции ® запись в массиве информации о хозяйственных операциях ® первичный документ.

Вторая модель рассматривает документ как сред­ство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует техноло­гию работы с первичными документами по следующей схеме: возникновение хозяйственной операции ® первичный документ ® запись в массиве информации о хозяйственных операциях

Третья модель рассматривает документ как вспомо­гательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регист­рации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реа­лизует технологию работы с первичными документами по схеме:

Модель полного документооборота реализуется в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский программный комплекс является одной из функциональных под­систем управления предприятием. Этот подход базируется на четырех основных положениях: 1) большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, сле­довательно, массивы документов могут формироваться и хранить­ся в электронных архивах вне бухгалтерии;

Данные о совершившихся и подтвержденных хозяйственных операциях в компьютерной системе хранятся в массиве информа­ции о хозяйственных операциях. Массив информации о хозяйственных операциях — это совокуп­ность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия, совершенных с начала использования компьютерной системы.

Основа эффективного функционирования АИС-БУ — высо­кая степень автоматизации ввода данных и формирования запи­сей о хозяйственных операциях. Даже в рамках одной системы ав­томатизации бухгалтерского учета реализуются различные спосо­бы ввода данных и формирования записей о хозяйственных опера­циях. Распространены три основные способа ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях (рис. 4.21):

В зависимости от способа хранения информации бухгалтер вводит либо провод­ки, либо бухгалтерские операции. Этот способ предполагает, что бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой опе­рации. Он сам формирует проводки операции и определяет кор­респондирующие счета каждой проводки, при необходимости рас­считывает суммы проводок. Способ ручного ввода операции/проводки достаточно гибок: он позволяет указывать любые значения реквизитов, формиро­вать любые проводки. Читать далее

Наряду с возмож­ностью ручного ввода информации о хозяйственных операциях многие системы позволяют автоматизировать ввод рутинных, час­то повторяющихся операций, а также операций, которые порожда­ют несколько проводок и требуют расчета сумм по каждой из них. Такие стандартные, многократно повторяющиеся операции в практике учетной работы встречаются достаточно часто.

Синтетические и большинство аналитических учетных регист­ров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая компьютерная система бухгалтерского учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.

В компьютерных системах учетные регистры, в т.ч. синтетические учетные регистры, такие как журналы-ордера и ведомости, главная книга, оборотная ведомость, могут быть сформированы по запросу бухгалтера в любой момент за произвольный временной пери­од в пределах отчетного периода: квартала, года.

В ряде систем компьютерного учета наряду с возможностью получения разрозненных выходных отчетов предлагаются интерактивные технологии работы с выходной информацией методом последовательных расшифровок. Интерактивная технология работы с выходной информацией методом последовательных расшифровок состоит в том, что при непосредственной работе с отчетами высокого уровня агрегирования показателей программа позволяет создать отчеты более низкого уровня агрегирования данных, которые «раскрывают Читать далее

Для бухгалтерского учета характерна определенная циклич­ность выполнения учетных работ. Каждый месяц формирует­ся финансовый результат от производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, каждый квартал со­ставляется промежуточная бухгалтерская отчетность, в конце года сдается годовая бухгалтерская отчетность. Наряду с бухгал­терской отчетностью ежеквартально и в конце года формируются и сдаются налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фон­ды, статистическая отчетность и другая Читать далее

При завершении квартала перед составлением промежу­точной отчетности кроме перечисленных процедур дополнитель­но выполняются еще ряд расчетов. В их числе: 1. Расчет сумм налогов и сборов, расходы по уплате которых от­носят на финансовый результат предприятия (налог на имущест­во предприятий, местные налоги и сборы). 2. Переоценка остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте. 3. Расчет Читать далее

Составление внешней регламентированной отчетности являет­ся завершающим этапом бухгалтерской работы. Помочь бухгалте­ру правильно подготовить все формы отчетности для внешних пользователей является одним из основных предназначений любой компьютерной системы учета. Поэтому современная система автоматизации учета должна иметь средства обработки накоплен­ной информации и получения сводных данных не только для представления их в форме стандартных учетных регистров, но для Читать далее

Автоматический режим заполнения показателей отчетно­сти предполагает, что все или почти все показатели формы отчета будут рассчитаны и сформированы на основе анализа данных об остатках и оборотах счетов бухгалтерского учета, а также данных налогового учета. Однако этот способ применим в отношении ог­раниченного числа форм отчетности. Он используется только при формировании бухгалтерского баланса (форма 1). При фор­мировании Читать далее

Концерны, представляющие собой объединение предприятий, связанных общностью интересов, договорами, капиталом, участием в совместной деятельности и часто объединенных вокруг головного предприятия — материнской компании, которое держит в своих руках акции этих предприятий, должны представлять консолидированную финансовую отчетность.

Автоматизированная система должна обеспечивать развитую технологическую поддержку процедур интеграции данных удален­ных предприятий и филиалов. Вместе с тем, технология сбора дан­ных определяется технической и программной средой предпри­ятий, входящих в сферу консолидации. Одни из дочерних пред­приятий имеют техническую базу, другие ведут учет вручную. При этом дочерние предприятия, имеющие техническую базу, мо­гут работать с той же программой автоматизации, Читать далее

Консолидированная отчетность дол­жна составляться в валюте концерна. Не исключено, что отчет­ность отдельных предприятий, и, прежде всего, расположенных за рубежом, составляется и поступает в национальной валюте со­ответствующей страны. Поэтому валюта отчетности отдельных предприятий, отличающаяся от валюты концерна, сначала долж­на быть пересчитана в валюту концерна. Известны разные мето­ды пересчета валют и их модификации, используемые при консо­лидации отчетности. Читать далее

В консолидированной отчетности суммы расчетов между предприятиями, входящими в сферу консолидации, исключаются. Так, отчетность концерна должна отражать дебиторскую и кредитор­скую задолженность только по отношению к внешним партнерам. Поэтому дебиторская и кредиторская задолженность, которая возникает между предприятиями-партнерами концерна, должна быть выявлена и исключена при составлении отчетности корпорации. В автоматизированной системе для этого исследуются все возмож­ные пары Читать далее

Автоматизированные системы позволяют с помощью интерак­тивных стандартных и произвольных отчетов получить любую аналитическую информацию относительно любой позиции кон­солидированной отчетности.

В бухгалтериях с численностью сотрудников более одного АИС-БУ должна строиться как многопользовательская система, то есть обеспечивающая возможность совместной работы с компь­ютерами, программным обеспечением и учетными данными сра­зу нескольких пользователей. Многопользовательские системы автоматизации бухгалтерско­го учета на ПЭВМ могут строиться как сетевые и несетевые. Сете­вые системы в отличие от несетевых могут обеспечивать доступ к одним и тем Читать далее

При организации многопользовательской обработки данных могут быть использованы четыре основные технологии: 1) локальное функционирование рабочих мест; 2) обработка информации на основе технологии файл-сервер; 3) обработка информации на основе технологии клиент-сервер; 4) полностью централизованная обработка данных.

Технология локаль­ного функционирования рабочих мест состоит в том, что компью­теры на каждом рабочем месте функционируют полностью авто­номно и в каждом из них хранится свой фрагмент единой базы данных. Для объединения данных необходимые части информа­ционных массивов с каждого компьютера выгружаются на маг­нитные носители (обычно это дискеты) и уже с них эта информа­ция переносится в базу данных Читать далее

При использовании технологии файл-сервер вся обработка информации сосредоточивается на компью­терах отдельных рабочих мест (рис. 7.1). Если программе требуют­ся данные, размещенные на другом компьютере (как правило, это сетевой сервер), то они передаются ей по каналу сети. Сете­вое программное обеспечение занято только передачей данных от одного компьютера к другому, не различая, нужна вся информа­ция или только ее Читать далее

Технология клиент-сервер позволя­ет преодолеть непроизводительную пересылку больших информа­ционных потоков в сети. Это достигается за счет разделения про­граммы на две части: клиентскую и серверную. Клиентская часть (далее просто клиент) устанавливается на компьютере рабочего места, а серверная (сервер) — на сетевом сервере. Когда клиенту нужны какие-либо данные, он посылает серверу запрос. В запросе формулируется, какая именно инфор­мация Читать далее

В настоящее время боль­шинство отечественных бухгалтерских программ, основанных на технологии клиент-сервер, используют так называемую модель «толстого» клиента (рис. 7.2).

В построении системы об­работки информации на основе модели «тонкого» клиента значи­тельная часть прикладной обработки данных выполняется непо­средственно сервером (рис. 7.3). При решении ряда задач это по­зволяет повысить эффективность функционирования системы за счет устранения непроизводительной «перегонки» информации между компьютерами рабочих мест и сетевым сервером.

При исполь­зовании модели полностью централизованной обработки все про­цедуры решения задач выполняются центральным компьютером. Именно такая технология применялась до распространения персональных компьютеров. При ней функционирование систе­мы осуществлялось на основе полностью централизованной обра­ботки информации одной большой ЭВМ. К ней подключались терминалы, которые имели клавиатуру и дисплей.