Принцип двойной записи может быть применен не только для бухгалтерского учета на предприятии или для ведения семейного бюджета. Двойная запись может быть применена для построения самых различных учетных систем. Для каждого типа учета должно быть понятно, как формулируется балансовое уравнение для этого учета. Например, если необходимо построить учетную систему для отслеживания состояния товарного склада, состояния расчетов с поставщиками, покупателями и ответственными лицами — т.е. реализовать так называемую «торговую задачу», которая, как принято думать, ничего общего не имеет с бухгалтерским учетом — то двойная запись и в этой ситуации может очень хорошо служить для организации учета. Для этой задачи необходимо завести счета для отслеживания интересующих состояний товаров и расчетов с контрагентами. Например:
Пополнение и изъятие оборотных средств.
Товары, имеющиеся в наличии и доступные для продажи.
Товары, имеющиеся в наличии и зарезервированные для покупателей.
Товары в пути от поставщиков.
Товары, отданные на консигнацию в розничные точки.
Обязательства перед поставщиками за поставленный товар.
Обязательства перед поставщиками за зарезервированный товар.
Обязательства покупателей за поставленный товар.
Обязательства покупателей за зарезервированный товар.
Обязательства розничных точек за товар, поставленный на консигнацию.
Реализация товара.
Предполагаемая реализация зарезервированных товаров.
Торговая наценка.
Денежные средства.
Балансовое уравнение будет выглядеть следующим образом:
суммарная стоимость товаров, наличных денег, обязательств покупателей за отгруженный товар, суммы изъятия оборотных средств = суммарная стоимость обязательств перед поставщиками, торговой наценки, суммы пополнения оборотных средств.
Операция «продажа за наличные» может быть записана так:
Операция «выписка счета и резервирование товара» может быть записана так:
Операция «оплата счета» может быть записана так:
В приведенном примере учетная система отслеживает состояние товаров и обязательств, которые обычно не регистрируются в бухгалтерском учете: «Обещание заплатить», которое дает покупатель в обмен на «Обещание зарезервировать товар» торгового менеджера. Такая учетная система позволяет менеджерам знать, сколько товара действительно доступно для продажи с учетом зарезервированного под выписанные счета. Она позволяет выписывать счета покупателям на товар, который находится в пути от поставщика и пр. При изменении требований к системе учета, при появлении необходимости отслеживать новые состояния товаров и расчетов можно открыть новые счета.
План счетов, принятый в бухгалтерском учете, это не что иное, как совокупность контролируемых параметров – учетных регистров, построенных по принципу многоголовой иерархии. Любая информация может быть отражена путем регистрации операции на плане счетов с помощью двойной записи (проводки).
