Каждая операция обязательно затрагивает два регистра (поэтому метод называется двойной записью). Например, факт получения зарплаты нужно записать со знаком (+) в регистр «Наличные деньги» и со знаком (-) в регистр «Доходы». При этом в каждом из двух регистров указывается дата, сумма, краткое пояснение содержания операции и название другого регистра, в который записана данная операция. В каждом регистре после каждой новой записи производится подсчет итога (к итогу предыдущей операции с учетом знака операции прибавляется сумма операции. Новый итог записывается после новой записи или в той же строке в отдельной графе.) Покупка проездного билета записывается со знаком (+) в регистре «Расходы на транспорт» и со знаком (-) в регистре «Наличные деньги». Если вы отдали деньги в долг то эта операция записывается со знаком (+) в «Долги других лиц» и со знаком (-) в «Наличные деньги». В каждой записи соблюдается баланс по двум регистрам: насколько увеличился остаток в одном регистре, настолько уменьшился остаток в другом. На основании этого правила можно утверждать, что, как в начальном состоянии регистров, так и после каждой из последующих записей сумма положительных остатков всех регистров равна по величине сумме отрицательных остатков всех регистров — всегда соблюдается баланс отрицательных и положительных остатков. Это важное правило позволяет избежать ошибок при записи операций. Как только будет обнаружено, что баланс не сходится — необходимо просмотреть записи, сделанные после того, когда баланс проверялся в последний раз, и обнаружить ошибку. Еще одним важным инструментом контроля правильности ведения учета является сверка учетных остатков с фактическими — пересчитаем наличные деньги и сравним полученный результат с остатком в регистре «Наличные деньги». При организации учета по методу двойной записи мы в любой момент знаем ответ на определенный круг вопросов — нам необходимо только заглянуть на сумму остатка в соответствующем регистре. Правда остаток отражает в точности то понятие, на которое рассчитан учетный регистр. Например, остаток в регистре «Расходы на транспорт» будет показывать нарастающим итогом расходы на транспорт с момента начала ведения учета. Если мы захотим узнать — Каковы были расходы на транспорт в январе? — будет необходимо от величины на момент 31 января отнять величину на 1 января. Принцип двойной записи был изобретен сотни лет назад, и за это время сложились определенные соглашения, которые соблюдаются до сих пор. Так, список понятий, отслеживаемых учетной системой, называется «План счетов». Каждое отслеживаемое понятие в плане счетов называется «счет». Счетам принято присваивать номер и название. Внутри счетов, в случае необходимости, могут различаться более подробные понятия, для которых открывают «субсчета». Например, расходы на транспорт могут рассматриваться как совокупность расходов на общественный транспорт, расходов на бензин, расходов на авиабилеты и пр. Внутри субсчетов могут открываться аналитические счета — «ансчета» — для отслеживания еще более подробных понятий. Например, счет «Расходы на продукты питания» может иметь субсчета: «Овощи и фрукты», «Мясные и молочные», … , а субсчет «Овощи и фрукты» может иметь аналитические счета: «Картофель», «Капуста», «Яблоки»… . Когда для счета ведутся субсчета, или для субсчета ведутся ансчета, говорят, что ведется учет в определенном аналитическом разрезе. В данном случае учет расходов на продукты питания ведется в разрезе категорий продуктов, а для каждой категории — в разрезе видов продуктов. Остаток счета обычно называют «сальдо». Запись, изменяющую состояние двух счетов называют «проводкой». Проводки записываются в регистрах, соответствующих каждому счету (субсчету, аналитическому счету) без использования знаков (+) или (-). Вместо этого говорят , что проводка была сделана в Дебет одного из счетов (соответствует знаку (+)) с Кредита другого счета (соответствует знаку (-)). Или говорят, что проводка дебетует один счет и кредитует другой счет. Соответственно, у счета (субсчета, ансчета) может быть дебетовое сальдо — дебетовый остаток или кредитовое сальдо — кредитовый остаток.