При отражении деловой информации на предприятии широко используется метод двойной записи. Метод двойной записи предполагает ведение учета путем непрерывного и взаимосвязанного отражения предварительно выявленных фактов хозяйственной жизни на счетах плана счетов.
Проиллюстрируем совершенство метода двойной записи на примере учета домашних финансов. Для того, чтобы понять, сколько денег потрачено на транспорт, или на продукты питания, или на одежду — необходимо просмотреть записи за анализируемый период, выписать суммы, относящиеся к исследуемой категории и сложить их. Кроме того, может оказаться, что сам по себе остаток наличных денег уже не является полезной информацией при принятии решений о том, на какие деньги можно рассчитывать, т.к. он не отражает информацию о том, какие деньги находятся в вашем распоряжении, ведь вы могли занять деньги, приобрести товары в кредит или, наоборот, ожидаете возвращения сумм, которые вы ранее одолжили кому-либо. Совсем иначе будет выглядеть ситуация, если вы будете пользоваться двойной записью. Для организации двойной записи необходимо предусмотреть вопросы, на которые вы в будущем хотите получать ответы от своей учетной системы — например:
Каковы доходы?
Каковы расходы на транспорт?
Каковы расходы на продукты питания?
Каковы расходы на одежду?
Каковы прочие расходы?
Каковы мои долги перед другими лицами?
Каковы долги других лиц передо мной?
Каковы остатки наличных денег?
В соответствии с каждым из понятий, упомянутых в списке вопросов, заведем учетный регистр (лист бумаги, тетрадь), в котором напишем наименование регистра. У нас получатся регистры (листы, тетради):
«Доходы»
«Расходы на транспорт»
«Расходы на продукты питания»
«Расходы на одежду»
«Прочие расходы»
«Долги перед другими лицами»
«Долги других лиц»
«Наличные деньги»
Запишем первой строкой в соответствующих регистрах начальное состояние регистра на момент его заведения — если оно вам известно. Наверняка мы знаем, как минимум, сколько у нас есть денег, сколько денег мы должны и сколько денег нам должны. Запишем начальное состояние регистров «Наличные деньги» со знаком (+), «Долги перед другими лицами» со знаком (-), «Долги других лиц» со знаком (+). Еще один момент: сумма денег, которые находятся в нашем распоряжении (это сумма наличных денег за вычетом денег, полученных в долг, плюс наши деньги, которые мы отдали в долг другим) должна быть записана в регистр «Доходы» со знаком (-).
Почему необходимо внести эту цифру в регистр «Доходы»? — Потому, что в списке ваших регистров понятие «Доходы» — это единственный источник возникновения денег, значит тот факт, что в нашем распоряжении находится известная сумма денег обязательно означает, что мы получили доходы в размере этой суммы. После внесения сумм начальных состояний всех регистров — начальных остатков, должно оказаться, что сумма всех отрицательных остатков равна по величине сумме всех положительных остатков. Если это не так — допущена ошибка при записи начальных остатков.