При уничтожении секретных документов в воинских частях должен быть установлен порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми секретными документами, неполное их уничтожение, позволяющее восстановить содержание, а также уничтожение не подлежащих уничтожению секретных документов.
Отбор и уничтожение секретных документов, подлежащих уничтожению по акту производится специальной комиссией, назначенной приказом по воинской части из числа наиболее квалифицированных должностных лиц, способных правильно определить научную, историческую и практическую ценность этих документов и обеспечить строгое соблюдение установленного порядка их уничтожения, в состав комиссии назначается не менее трех человек, один из которых должен быть работником секретного органа, ответственным за учет уничтожаемых секретных документов, председателем комиссии назначается заместитель начальника штаба, а при отсутствии штатной должности один из офицеров штаба воинской части, хорошо знающий требование "Наставления".
Комиссия в своей работе по отбору материалов для уничтожения руководствуется перечнями документов со сроками их хранения.
Начальники штабов воинских частей обязаны проинструктировать председателя комиссии о порядке отбора и уничтожения секретных документов.
Перед уничтожением секретных документов комиссия сверяет номера и
наименования документов, номера экземпляров и количество листов с записями в акте, а также в книгах и журналах, где учтены уничтожаемые документы. В изданиях кроме просчета количества листов проверяется также наличие вклеек, схем и рисунков.
В актах на уничтожение, как правило, не должно быть никаких исправлений, вычеркиваний и дописывании документов. В исключительных случаях внесенные в акт исправления должны быть оговорены и заверены подписью всем составом комиссии. Вторые и последующие листы акта заверяются подписью председателя комиссии. Все включенные в акт секретные документы с момента отбора до уничтожения должны быть опечатаны печатью председателя комиссии и храниться в сейфе секретного органа отдельно от других документов.
Непосредственно перед уничтожением комиссия обязана повторно сверить уничтожаемые документы с записями в акте.
Уничтожение секретных документов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте секретных документов.
Акты на уничтожение могут составляться как на отдельных листах, так и в специально заведенных для этих целей книгах (тетрадях). В этих случаях номер акта должен состоять из учетного номера книги или тетради и через дробную черту -порядкового номера акта в данной книге (тетради).
Отбор и уничтожение дел, книг и журналов учета с истекшими сроками архивного хранения производится в порядке, установленном Наставлением по архивному делу в ВС ПМР. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями (Ф № 56).
Переписывать акт об уничтожении секретных документов после сверки, делать отметку в карточках или журналах до уничтожения этих документов и выносить акты, описи и другую документацию к месту уничтожения секретных документов запрещается.
Секретные издания, находящиеся на складском хранении, проверяются комиссиями не реже одного раза в 2 года. Наличие секретных изданий в секретных
библиотеках, секретных топокарт на складах и секретных изделий проводится внутренними комиссиями один раз в год.
Военнослужащим, рабочим и служащим ВС ГШР запрещается самовольно провозить и пересылать через границу ПМР секретные издания.
