Из двух списков (звенья и функции) нужно построить матрицу. В её строках должны находиться исполнительные звенья, а в столбцах функции, которые выполняются в компании. Затем нужно по каждой функции найти исполнительное звено, которое отвечает за эту функцию, и в этом месте поставить галочку. Заполнение такой таблицы позволит сделать то, что трудно сделать в уме — по каждой функции найти исполняющих её подразделения или сотрудника.

К тому же это позволит увидеть пробелы, как в исполнении функции, так и в загруженности сотрудников. Результаты анализа таблицы помогают провести рациональную реструктуризацию выполнения функций. Проще говоря – рационально распределить все задачи между исполнителями и обнародовать правила как систему в документе, который будет называться «Положение об организационной структуре».

Таблица проекций функций на исполнительные звенья может быть весьма внушительной, в средних кампаниях – это 500 единиц – 20 звеньев по 25 функций. В больших кампаниях это может быть 5000 единиц – 50 звеньев по 100 функций.

Приведём разделы положения об организационной структуре:

1. основные направления деятельности (продукты и услуги)

2. функции обеспечения

3. функции менеджмента

4. перечень структурных звеньев

5. закрепление функций за структурными звеньями

6. структурная схема

После разработки данного положения необходимо выпустить приказ примерно следующего содержания:

1. утвердить положение об организационной структуре

2. назначить некоторое лицо ответственное за введение в жизнь организационной структуры

3. проводить актуализацию организационной структуры не реже, чем раз в квартал.

Это постоянное возвращение и повторение управленческого цикла является. принудительным элементом регулярного менеджмента. В противном случае уже через 2-3 месяца описание структуры уже не будет соответствовать сложившемуся распределению функций и звеньев.

Вполне очевидно, что для организации управления кампанией необходимы типовые методики и процедуры, а также специальные программные средства, поддерживающие работу по таким методикам и процедурам. В результате для решения типовых задач организации менеджмента стали применяться пакеты методических и операционных руководств – органайзеры, подробно описывающих последовательность действий по постановке и реструктуризации управления в кампании.

Появился и получил широкое распространение компьютерный вариант органайзеров – программы, обеспечивающие заполнение форматов описания организационных моделей, а также генерирующих на основе составленных моделей внутренние регламенты кампании и поддерживающие проектирование изменения регламентов.

Главная задача создания таких программ – дать компьютерный инструмент, который позволит зафиксировать текущее состояние организационной структуры, поддержать организационный анализ, сформировать варианты реструктуризации кампании и наладить то, что называется организацией менеджмента по всем главным его компонентам: учёт, финансы, маркетинг и т.д.

В результате такого описания формируется функциональная модель кампании.