Как правило, бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширенных проводок. В заголовок операции выносятся реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции. Это идентификационные реквизиты: вид, номер и дата документа или документов, характеризующих хозяйственную операцию, а также часть классификационных реквизитов: субъекты операции, сумма операции, комментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.

В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация об этом массиве может храниться как в виде простых и расширенных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке. Этим компьютерная технология учета отличает­ся от ручной технологии, при которой регистрация учетных запи­сей выполняется в журналах, являющихся хронологическими ре­гистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который по­зволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зареги­стрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных опе­рациях могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном срезе.

В компьютерных системах учета реализована разная техноло­гия работы с документами, разные способы формирования бухгал­терских записей, разные способы хранения данных в массивах хо­зяйственных операций, методы поиска и выборки данных, их представления в журналах хозяйственных операций. Эти вопросы будут рассмотрены позже.

Записи массива информации о хозяйственных операциях, заре­гистрированные на входе системы, дают импульс движению ин­формации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах. Регистры, их связь, способы обобщения и группиров­ки в них информации являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь проявляются наибо­лее существенные различия в формах учета и реализации бухгал­терской процедуры.

В компьютерных системах основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет. Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объектов аналитического учета, который актуализируется либо в автоматическом режиме, по мере регистрации бухгалтерских записей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по запросу пользователя. Информационная база учета, хранящая информацию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на счетах, является основным источником формирования любых аналитических регистров, а также синтетических регистров — журналов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной, ведомости. При этом учетные регистры, называемые в компьютерном учете стандартными отчетами, могут быть получены в произвольной последовательности, неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени, могут отображать фрагментарную инфор- мацию по заданным учетным объектам. Форма представления регистров, как правило, отличается от традиционной формы, так как ориентирована на удобство восприятия информации на экране монитора компьютера. Данный этап лишь условно может соответствовать бухгалтерской процедуре Главная книга, так как и технология обобщения данных, и технология формирования и форма представления учетных регистров имеют значительные отличия.

Описанные работы относятся к этапу обобщения и формирования текущих бухгалтерских регистров — стандартных отчетов. Подробно эти вопросы изложены позже.

В конце отчетного периода выполняется окончательный расчет итогов по всем счетам: рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры закрытия месяца и отчетного периода, которые регламентируются действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом за висят от учетной политики предприятия. Степень автоматизации данных процедур в компьютерных системах очень различается. Однако любая технология при выполнении процедур завершения месяца и отчетного периода предусматривает создание необходимых бухгалтерских записей, регистрируемых в информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формируется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской отчетности, регламентированные отчеты для налоговых и статистических органов, а также отчеты во внебюджетные фонды. В контрольных целях до и после составления баланса компьютерная система обеспечивает получение оборотной ведомости, а некоторые из систем и шахматной ведомости. После составления баланса в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с от­четами, когда непосредственно из баланса можно выйти на обо­ротную ведомость, а из нее, последовательно пройдя ряд отчетов, выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться, к балансу, обно­вив его показатели.

Данные работы относятся к третьему этапу — завершению от­четного периода и формированию регламентированной внешней бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во вне­бюджетные фонды и др. Они соответствуют бухгалтерской проце­дуре оборотная ведомость и заключительный баланс. Вопросы за­вершения отчетного периода и составления заключительного ба­ланса будут изложены позже.

При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период и становят­ся начальными остатками нового отчетного периода.

Таким образом, концептуальная модель обработки учетной ин­формации полностью реализует бухгалтерскую процедуру на тех­нологическом уровне, соответствующем современной компьютер­ной базе.