Справочники объектов аналитического учета могут иметь вид списка и могут быть структурированными.

Список — это простой перечень объектов аналитического учета.

Структурированный справочник хранит, как правило, объекты аналитического учета, которые классифицированы со­гласно иерархической классификации в соответствии с выделен­ными признаками. Например, материалы разбиваются на груп­пы, виды, артикулы.

Рассмотрим организацию структурированных справочников на примере программы «1С:Бухгалтерия 7.7». Здесь справочники могут иметь произ­вольную иерархическую структуру (рис. 3.5).

Здесь справочник может быть разбит па несколько уровней. На каждом из них могут находиться как отдельные элементы — собственно записи справочника, так и их группы, объединяющие несколько элементов. В це­лом, это очень похоже на представление файлов операционной системы компьютера, когда на одном логическом диске может быть заведено произ­вольное число папок (директорий, каталогов) с файлами и каждая папка мо­жет включать как собственно файлы, так и другие папки.

Как правило, в справочнике объектов аналитического учета можно просматривать элементы, вводить новые, корректировать и удалять уже имеющиеся, использовать элементы при заполне­нии документов, формировании бухгалтерских записей и состав­лении отчетов.

Система автоматизации должна обеспечивать быстрый поиск элементов в справочнике. Для этого при просмотре справочника используются приемы специального поиска по коду элемента, его наименованию и контексту, применяются приемы прямого перехода на нужную позицию справочника, используется систе­ма фильтров для отбора элементов справочника по некоторым условиям отбора. Система также должна позволять сортировать аргументы справочника по определенным параметрам, копировать текущий элемент, печатать записи справочника.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь жесткие и гибкие структуры данных.

Жесткая структура предполагает наличие набора заранее заданного реквизитного состава справочника. Применение справочников жестко фиксированного реквизитного состава при­водит к ряду проблем. Во-первых, набор заранее заданных полей справочника не всегда устраивает конкретных пользователей, по­скольку нередко возникает потребность в хранении дополнитель­ной информации. Во-вторых, изменения в нормативных докумен­тах часто требуют внесения дополнительной информации в спра­вочники. Если же его структура жестко фиксирована, то внесение изменений доступно только разработчику и пользователям остает­ся ждать новой версии программного продукта с учетом измене­ний. Например, такие неудобства для пользователей возникли, когда был введен индивидуальный номер налогоплательщика. Данный реквизит следовало внести в справочник юридических лиц. Но при жесткой структуре этого справочника без разработчи­ка внести подобное изменение невозможно. В то же время соглас­но требованиям к оформлению бухгалтерской документации его необходимо было отражать, как в первичной документации, так и в отчетности, и поэтому этот реквизит должен был присутство­вать в справочнике.

В связи с этим при создании систем автоматизации учета неко­торые разработчики стремятся к организации справочников с гиб­кой структурой данных.

Гибкая структура предполагает, что реквизитный состав справочника может быть переопределен самим пользователем сис­темы. Один из подходов к решению этой задачи основывается на использовании так называемых параметров аналитических счетов.