Компьютерный план счетов — это справочник, организованный в виде списка. Каждая запись списка соответствует определенному счету/субсчету.
Известно, что на различных синтетических счетах/субсчетах учитываются объекты разного экономического содержания. Отсюда, в компьютерном плане счетов должны быть описаны свойства счетов бухгалтерского учета. Их называют также характеристиками (описателями) счетов. Характеристики (описатели) счетов — это признаки свойств счета. Эти характеристики определяют алгоритмы и технологические особенности последующей обработки счетов. Они задаются в процессе настройки справочника счетов или поддерживаются системой автоматически.
Наиболее типичными характеристиками счетов/субсчетов являются:
1) код и наименование счета/субсчета;
2) тип счета по отношению к балансу;
3) тип сальдо счета/субсчета;
4) признак наличия аналитического учета по счету/субсчету;
5) признак необходимости ведения натурального (количественного) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету/субсчету;
6) Признак необходимости ведения учета в инвалютном выражении;
7) Увязка счетов с типовыми формами выходной информации.
Настройка и работа со справочником «План счетов» должна позволять выполнять следующие основные процедуры:
дополнять план счетов новыми счетами/субсчетами. При этом должен быть обеспечен контроль уникальности номера вводимого счета/субсчета, так как использование различных счетов одинаковыми номерами не допускаются. Этот порядок реализован практически во всех распространенных программах;
удалять старый счет/субсчет;
корректировать номер счета/субсчета, его наименование и любые характеристики счета.
При удалении счета/субсчета или корректировке его номера! программа должна обеспечить контроль целостности бухгалтерской информации. Для этого применяются запретительный и разрешительный подходы.
Корректировку плана счетов на этапе внедрения следует выполнять осторожно, так как номера счетов/субсчетов заложены в алгоритмы расчетов и показатели форм отчетности системы. Поэтому прежде, чем начать корректировку плана счетов надо ознакомиться с рекомендациями разработчика системы.
Помимо поддержки функций корректировки плана счетов, система автоматизации должна позволять выполнять просмотр списка счетов, поиск нужного счета/субсчета одним из методов быстрого поиска.
