При использовании АИС-БУ бухгалтером выполняется опреде­ленная последовательность действий, направленных на получе­ние полной и достоверной информации о фактическом состоя­нии производственно-хозяйственной и финансовой деятельно­сти предприятия, необходимой и достаточной для принятия реше­ний внутренними и внешними пользователями.

Информационная технология бухгалтерского учета на компьютере — это совокупность четко регламентиро­ванных человеко-машинных операций, выполняемых в определен­ной последовательности от создания первичных документов до формирования управленческих сводок и финансовой отчетности.

В работе бухгалтера на протяжении отчетного периода выделя­ются четыре основные этапа:

формирование и обработка первичных документов, регист­рация хозяйственных операций в базе учетных данных;

обобщение учетных данных;

получение выходной информации — справок, учетных реги­стров и отчетности;

завершение отчетного периода и переход к новому отчетно­му периоду.

Помимо этого требуется выполнение ряда технологических ра­бот, связанных с поддержанием в работоспособном состоянии программного обеспечения, обеспечения целостности и сохран­ности информационной базы. В ряде случаев конечные пользова­тели в состоянии выполнять их самостоятельно, но нередко требу­ется привлечение специалистов-профессионалов, выполняющих функции администрирования системы.

При ведении компьютерного учета нужно хорошо понимать технологию решения конкретных учетных задач в используемой программе, порядок ее применения при отражении тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, бухгалтеру необ­ходима оперативная информация об изменениях в нормативной базе учета. Все это требует непрерывной методической и право­вой поддержки пользователей систем компьютерного учета, а так­же своевременного обновления программ.