При внедрении АИС-БУ для обеспечения преемственно­сти данных ручного и машинного учета необходимо ввести остат­ки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, с ко­торого предполагается вести компьютерный учет, и сформиро­вать вступительный баланс. Эта работа выполняется после или од­новременно с созданием всех необходимых справочников.

Ввод начальных остатков в программах реализован, как прави­ло, одним из следующих двух способов. Первый способ предполага­ет простое редактирование сальдо счета/субсчета. Когда по како­му-то счету открыты аналитические счета, программа откроет их список и для каждого из них надо будет задать начальный оста­ток. При этом способе обычно в процессе ввода ведется контроль равенства суммы дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупреди­тельное сообщение и не позволит выйти из режима работы с таб­лицей ввода сальдо.

При втором способе начальные остатки вводятся в виде так на­зываемых фиктивных проводок. В такой проводке в качестве ос­новного указывается счет, по которому вводится остаток, а в каче­стве корреспондирующего вводится фиктивный счет. Сумма про­водки определяет сумму начального остатка. Если к счету были за­ведены аналитические счета, то программа выдаст список аналитических объектов и заставит ввести сальдо по каждому из них также в форме фиктивных проводок. По аналитическим объ­ектам, для которых предусмотрен количественный учет, програм­ма предложит ввести не только сумму, но и количество. Прове­рить правильность ввода начальных остатков при этом способе можно, составив оборотную ведомость, в которой конечное саль­до по фиктивному счету должно быть нулевым, а дебетовый и кре­дитовый обороты равны.

Важно правильно установить дату ввода начального сальдо. При первом способе дата ввода остатков соответствует первому числу начала года или квартала (месяца) внедрения системы. При втором способе — остатки необходимо вводить «задним числом», т.е. в период, предшествующий внедрению системы. Часто в этом случае требуется закрыть предшествующий период. При закры­тии периода в качестве рабочего автоматически устанавливается следующий период (начало года, квартала) — тот, с которого на­чинается внедрение системы. Все введенные остатки переносятся на его начало.

Независимо от способа ввода в программах должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке: аналити­ческие счета ® субсчета® счет. Это означает, что при вводе остатков по объектам аналитического учета не следует вводить остатки по субсчету или счету, а при вводе остатков по субсчету — по счету, так как они будут рассчитаны автоматически. Если программа позволяет вводить данные, как по субсчету, так и по счету, а ана­литические остатки заводятся в карточках каждого участка учета, то она должна обеспечивать контроль сходимости данных на всех указанных уровнях.

После того, как корректность ввода остатков не вызывает со­мнений, можно сформировать и распечатать вступительный баланс на момент перехода на автоматизированный учет.

Если система внедряется не с начала квартала (года), то для ав­томатизированного построения отчетности за квартал (год) необ­ходимо ввести сальдо счетов за все предшествующие месяцы с на­чала квартала (года). Этого бывает достаточно, чтобы сформиро­вать потом квартальную (годовую) отчетность. Иногда требуется последовательно закрыть все учетные периоды.

На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгал­тер может приступить к повседневной текущей работе.

Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняет­ся ряд процедур технического характера для адаптации программ­ных средств к конкретным техническим и операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю разнообразные средства эргономической настройки, в числе кото­рых установка желаемой цветовой палитры экранных форм, функ­ции переопределения структуры меню системы, «горячих» кла­виш, звуковых сигналов и некоторые другие. Эти вопросы, хотя и важны, но носят частный характер.