Для ввода ИУС-БУ в эксплуатацию должны быть созданы соот­ветствующие условия: гарантировано надежное функционирова­ние технических средств, укомплектовано системное и приклад­ное программное обеспечение, подготовлена информационная база, разработан технологический процесс, составлены должност­ные инструкции учетного персонала и т.д. Персонал бухгалтерии должен пройти специальную подготовку к работе на компьютере.

Помимо адаптации программ к особенностям ведения учета на предприятии, при внедрении АИС-БУ в эксплуатацию долж­ны быть выполнены:

· аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и инвентаризация товарно-материальных ценностей и расчетов;

· установка программного обеспечения;

· создание и заполнение справочников условно-постоянной информации;

· ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета. На этапе ввода системы в эксплуатацию следует провести аудиторскую про­верку ведения бухгалтерского учета и инвентаризацию материаль­ных ценностей и расчетов. Это позволит еще раз убедится в пра­вильности выбранной учетной политики предприятием и обеспе­чит правильную настройку параметров и справочников програм­мы, а также избавит от ввода лишних и неправильных данных.

Установка системы. Программные продукты обычно постав­ляются на одной или нескольких дискетах или компакт-дисках. Порядок установки всегда подробно описывается в документа­ции. В процессе инсталляции его необходимо неукоснительно со­блюдать.

После успешной установки бухгалтерской программы, рабо­тающей под управлением DOS, часто требуется внести измене­ния в ряд параметров файлов conflg.sys и autoexec.bat и перезагру­зить компьютер. Системы, работающие в среде Windows, обычно сами производят необходимые настройки в процессе инсталля­ции. На рабочем столе компьютера, как правило, появляется пик­тограмма запуска программы.

Для предотвращения возможности незаконного копирования программных продуктов разработчиками используются различные методы защиты: ключевые дискеты, регистрационные номера, электронные ключи и др. При использовании ключевых дискет программу лучше «привязать» к конкретному компьютеру, иначе каждый раз при начале работы придется использовать ключевую дискету. Количество привязок фирмами-разработчиками обычно ограничивается (например, тремя). Одна привязка — основная, другие — резервные. К резервным привязкам обращаются только при порче записанных на жесткий диск программ или замене аппа­ратных средств компьютера. Привязку следует выполнять после проверки работоспособности бухгалтерской программы. После привязки с программой можно работать без ключевой дискеты.

Иногда при записи на жесткий диск программа привязывается к уникальным характеристикам компьютера и при запуске ключевая дискета не требуется. Однако модернизация компьютера может привести к отказу работы программы.

Регистрационные номера вводятся один раз при установке сис­темы.

При поставке программы с электронным ключом защиты от ти­ражирования он вставляется в разъем параллельного порта компь­ютера, а принтер подключается к порту через ключ. Наличие клю­ча не влияет на работу компьютера. При работе в сетях использу­ются сетевые ключи, которые помимо защитных функций могут контролировать и ограничивать количество одновременно рабо­тающих копий программы. Защита программ с помощью элек­тронных ключей более надежна, чем другие методы. Возможно создание неограниченного числа резервных копий, но использо­вать можно только одну, работающую с ключом.

Некоторые программы позволяют вести на одном компьютере бухгалтерский учет нескольких фирм в разных директориях, что также требует соответствующей настройки.

Создание и заполнение справочников условно-постоянной инфор­мации. Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной (переменной), так и нормативно-справочной (услов­но-постоянной) информации. Если оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то орга­низация нормативно-справочной информации выполняется на этапе внедрения системы автоматизированного учета. Эта проце­дура связана с созданием справочников, классификаторов, слова­рей, предназначенных для использования в повседневной работе бухгалтера при решении различных задач. Справочники норма­тивно-справочной информации могут пополняться и в процессе повседневной работы. Справочники разделяются на пользователь­ские и системные.

Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной информации, необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы. При­мером таких справочников являются справочник синтетических счетов — план счетов, справочники объектов аналитического учета — подразделений предприятия, дебиторов и кредиторов, подотчет­ных лиц и т.д. Особенности построения, организации и работы с этими справочниками были подробно рассмотрены ранее.

Системные справочники используются разработчиками для обеспечения функционирования системы. К ним относятся справочники со значениями параметров, определяющие технические стороны ее функционирования, справочники с информацией о базах данных, схемах взаимодействия АРМ, групп пользователей и их полномочий и т.п. В отличие от пользовательских справочни­ков элементы системных справочников не могут быть удалены или скорректированы бухгалтером.