При использовании готового решения с внесением изменений и до­полнений, не затрагивающих типовую методологию учета, предпола­гаемую комплектом поставки, пользователь или специалисты по внедрению так или иначе модифицируют слой прикладных реше­ний программы. Уровень сложности внесения такого рода измене­ний может быть различен. Он может быть относительно невелик и тогда выполнение соответствующих действий по силам даже отно­сительно слабо подготовленному пользователю. Однако часто, для составления правил формирования сложных типовых операций, контировки документов или определения алгоритмов расчета пока­зателей отчетов требуется привлечение профессиональных специа­листов по внедрению и сопровождению программ.

Например, при использовании готового решения — типовой конфигура­ции программы «1С:Бухгалтерия 7.7» пользователь может расширить ее возможности за счет составления собственных типовых операций. Приобре­сти навыки их составления относительно несложно, и эти действия могут быть выполнены в непосредственном режиме работы с информационной базой системы. Такие изменения не затрагивают типовую конфигурацию.

Изменять конфигурацию программы намного сложнее. Для облегчения внесения небольших дополнений, не затрагивающих структуру учета типо­вой конфигурации, в программе предусмотрено множество так называемых «конструкторов», которые позволяют конечному пользователю, даже совер­шенно не знакомому с программированием, формировать новые справочни­ки, документы и отчеты. Кроме того, на дисках информационно-технологиче­ского сопровождения (ИТС) постоянно публикуются методические материа­лы по созданию дополнений к типовым конфигурациям силами самих конеч­ных пользователей. В частности, там приводятся рекомендации о том, как менять конфигурацию таким образом, чтобы издаваемые самой фирмой «1C» дополнения и новые версии типовых конфигураций не конфликтовали с ранее созданными пользовательскими настройками. Но все-таки, конфигу­рирование — сложная задача, требующая большого опыта работы с про­граммой, а часто и серьезных навыков программирования. Поэтому для вы­полнения этих действий обычно привлекаются профессиональные специа­листы по внедрению и сопровождению.

Во многих программах, особенно рассчитанных на крупные предпри­ятия, все адаптационные средства достаточно сложны и рассчитаны, в пер­вую очередь, на профессионалов по применению средств вычислительной техники.

Наиболее сложным является внедрение автоматизированных систем бухгалтерского учета, сопровождаемое перенастройкой, из­меняющей типовую методологию учета. Возможности выполне­ния подобного рода перенастройки у систем с ограниченно разви­ваемой функциональностью и полностью реконфигурируемых в нема­лой степени различаются. В системах с ограниченно развиваемой функциональностью обычно можно применять только измене­ние системы типовых операций, части правил обработки докумен­тов, создание новых отчетов. Однако серьезно изменить базовые расчетные алгоритмы, спроектировать принципиально новые формы компьютерных документов без непосредственного уча­стия разработчика программы здесь нельзя. В полностью рекон­фигурируемых системах, помимо этого, обычно можно изменить практически все или большую часть расчетных алгоритмов, экран­ных форм, а нередко и структуры баз данных.

Необходимость внесения серьезных изменений в типовую ме­тодологию учета обычно возникает тогда, когда пользователи не хотят ограничиваться только решением стандартных задач финан­сового учета и желают в полном объеме автоматизировать функ­ции ведения управленческого учета на своем предприятии в точ­ном соответствии со своими потребностями. При использовании систем автоматизации с частично развиваемой функционально­стью удовлетворить все, без исключения запросы пользователей силами собственных специалистов предприятия или сторонних внедренческих фирм часто невозможно. Это может потребовать внесения в программу таких изменений, которые выходят за рам­ки открытых для модификации компонент слоя прикладных ре­шений. В полностью реконфигурируемых системах возможности изменения методологии компьютерного учета практически без­граничны, поскольку здесь можно не только реализовать или пе­реопределить любой специализированный расчетный алгоритм, но и обеспечить возможность ввода, накопления и использования в расчетах, при формировании документов и отчетов любой < вспомогательной информации.

Многие пользователи полностью реконфигурируемых систем автоматизации бухгалтерского учета, таких как «1С:Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Финансы без проблем» стремятся к тому, чтобы полностью «подогнать» программное обеспечение к предъявляемым ими требованиям. Одной из при­чин отказа от типовых решений является привычка пользовате­лей к определенной методологии ведения бухгалтерского учета и их нежелание отказываться от выработанных годами подходов к формированию записей на счетах, ведению аналитического учета и составления отчетности. Специализированные внедренческие фирмы обычно охотно идут на реконфигурирование программ, поскольку выполнение подобного рода работ приносит им значи­тельную прибыль. Во многих случаях стоимость выполнения ра­бот по реконфигурированию в несколько раз превышает стои­мость самого программного продукта. Поэтому, приступая к серь­езным изменениям, следует хотя бы ориентировочно оценить стоимость и продолжительность необходимых работ.

Следует иметь ввиду, что реконфигурирование программ и от­каз от типовой методологии учета, предлагаемой их разработчика­ми, очень ответственный шаг, поскольку в этом случае часто при­ходится полностью отказаться от возможности применения новых типовых версий слоя прикладных решений, поставляемых фир­мой-разработчиком в связи со сменой законодательства и вносить соответствующие изменения самостоятельно или с привлечением сторонних внедренческих фирм. Поэтому стоимость актуализации индивидуальных решений также может оказаться существенно бо­лее высокой, чем при использовании типовых решений.

Нередко желание создать индивидуальное решение бывает вызвано от­раслевой спецификой учета на предприятии. В этой связи следует иметь в виду, что для некоторых полностью реконфигурируемых систем автомати­зации учета имеются библиотеки специализированных отраслевых реше­ний. Так, например, фирмой «1C» и ее многочисленными партнерами созда­но большое число специализированных конфигураций программ системы «1С:Предприятие 7.7», предназначенных для решения задач учета на пред­приятиях различных сфер деятельности. Поэтому, перед тем как принять решение о создании полностью оригинальной конфигурации следует внима­тельно ознакомиться с набором уже существующих готовых решений. В та­ком поиске большое подспорье может оказать регулярно переиздаваемая фирмой «1C» брошюра «Внедренные решения на основе системы про­грамм «1С:Предприятие», содержащая аннотации различных прикладных решений, созданных партнерами фирмы «1C» для автоматизации учета в различных областях деятельности с учетом внутрифирменной и отрасле­вой специфики предприятий. Вполне возможно, что среди них найдется та­кое, которое уже апробировано на схожих предприятиях и в него потребует­ся внести лишь небольшие дополнения.

Крайне нежелательно пускать работу по реконфигурированию программ на самотек. Это чревато тем, что вносимые дополнения не будут достаточно проверены на совместимость с уже имеющи­мися процедурами обработки данных. Поэтому следует сначала собрать, систематизировать и обобщить все замечания по отсутст­вующим функциональным возможностям, наметить этапы работ, определить обоюдную ответственность исполнителей и заказчи­ка. Все это необходимо свести в единый документ или их совокуп­ность, обычно именуемую «Техническим заданием».

В техническом задании должны быть отражены виды учета (опе­ративный, бухгалтерский, управленческий, учет для налогообложе­ния), которые затрагиваются производимыми изменениями. Долж­ны быть перечислены и подробно описаны все внутренние доку­менты, специфические отчеты, а также аналитические разрезы, не­обходимые для ведения учета и составления отчетности.

В техническом задании должны быть отражены структура под­разделений и филиалов предприятия, его виды деятельности, учет­ная политика, штатное расписание, должностные инструкции, формы специфических документов и отчетов. Полезно выделить также и наиболее трудоемкие участки учета, автоматизация кото­рых должна быть выполнена в первую очередь, а соответствующая технология эксплуатации оптимизирована особо тщательно.

В техническом задании должны быть представлены разделы, подробно характеризующие все необходимые изменения в соста­ве и структуре нормативно-справочной информации; структуре аналитического учета; перечне, реквизитном составе, порядке ор­ганизации диалога, алгоритмах проведения и печатных формах компьютерных документов и их журналов; в номенклатуре, рекви­зитном составе и формах представления отчетов. Следует уделить внимание формулировке пожеланий к особенностям эксплуата­ции автоматизированной системы с учетом сложившегося разде­ления труда между сотрудниками бухгалтерии и функций иных за­интересованных служб предприятия.

Помимо описания функционально-технологических особенно­стей построения и эксплуатации системы компьютерного учета, в техническом задании следует определить и порядок реализации проекта, в частности, состав группы специалистов, занятых в ра­боте по проекту, график выполнения пуско-наладочных работ, методы реализации решений.

Техническое задание должно вырабатываться при непосредственном взаимодействии заказчика и исполнителя. Последнему следует предоставить все необходимые материалы. Вообще гово­ря, по тому, какие материалы запрашивает исполнитель и какой проект технического задания он представляет со своей стороны, можно косвенно судить о его опыте в выполнении подобного ро­да работ. Опытный исполнитель постарается как можно полнее и детальнее прописать состав необходимых работ, порядок и усло­вия их выполнения, обоюдную ответственность сторон.

Многие фирмы-разработчики систем автоматизации бухгалтер­ского учета проводят аттестации сотрудников партнерских фирм на знание своих программных продуктов. Поэтому, осуществляя выбор сторонней внедренческой фирмы, стоит обратить внимание на наличие у нее сертифицированных сотрудников. Одним из при­знаков подготовленности внешнего исполнителя может служить факт проведения им скрупулезного анализа принятой у заказчика схемы учета. Нередко на основе такого анализа исполнитель мо­жет выдвинуть предложения по изменениям в учетной политике, призванные обеспечить снижение налогов, достижение более пол­ного и достоверного отражения учетной информации, снижение трудоемкости процедур ввода и анализа данных. Не стоит сразу от­вергать выдвинутые предложения, поскольку специалисты по вне­дрению систем компьютерного учета обобщают опыт их настрой­ки и эксплуатации у большого числа клиентов.