При создании АИС-БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием требуется выработка еще большего числа регламентов, в особенности, по выполнению работ обмена данными с подразде­лениями, решающими задачи оперативно-технического учета, планирования, анализа и т.д. При этом, чем крупнее предприятие и чем больше его сотрудников занято в системе управления, тем сложнее задача составления регламентов, обеспечивающих их согласованную работу.

Значение регламентов работы с компьютерной системой очень велико. Помимо чисто содержательных аспектов работы, в них должен быть предусмотрен порядок выполнения специфиче­ских операций, определяемых технологией использования кон­кретных программных средств. Для многопользовательских АИС-БУ, которые по тем или иным причинам не используют об­щего информационного поля, очень важна выработка регламен­тов обмена данными и правил их кодирования на различных рабо­чих местах. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы согласован­но вести общие справочники. Например, для того, чтобы разным объектам учета разные сотрудники не присвоили один и тот же код, каждому из них выделяют диапазон значений кодов, кото­рые они могут использовать. Для того чтобы избежать присвое­ния разных кодов одним и тем же объектам, заносимым в спра­вочник, отдельные копии которого ведутся на различных рабочих местах, в регламенте оговариваются определенные правила при­своения кодов новым элементам справочников, определяются порядок и периодичность выполнения процедур информационного обмена между рабочими местами и т.д.

При создании АИС-БУ, использующей единое информационное поле, многие из рассмотренных выше проблем согласования дан­ных автоматически пропадают. Однако создание единого инфор­мационного поля не всегда технически возможно. Например, его нельзя создать в том случае, когда бухгалтерия использует дан­ные, вводимые удаленными подразделениями, информационный обмен с которыми в режиме реального масштаба времени не мо­жет быть налажен.

Иногда формирование единой информационной среды при внедрении комплексной автоматизированной системы бывает не желательно. Это связано с тем, что цели и задачи бухгалтерского и оперативного учета существенным образом различаются, а ме­неджеры и бухгалтерия часто интерпретируют одну и ту же хозяй­ственную операцию по-разному. Например, взаимоотношения с одним и тем же покупателем бухгалтерия может отражать на раз­ных счетах, но в целом, без особой детализации, а менеджеру нуж­но знать состояние взаиморасчетов по каждому договору, кон­тракту. Поэтому, если бухгалтерия выполняет исключительно функции финансового учета и составления регламентированной отчетности, то ей нередко бывает целесообразно работать с авто­номным программным обеспечением и вести автономные инфор­мационные массивы.

В идеале компьютерная система предприятия должна быть комплексной и охватывать все функции управления. Однако вне­дрение системы комплексной автоматизации управления — весь­ма длительный и достаточно дорогостоящий процесс. Кроме то­го, внедрение систем комплексной автоматизации управления «с нуля», когда отдельные подразделения не имеют достаточного опыта работы со средствами вычислительной техники и специали­зированным программным обеспечением, не всегда бывает гаран­тированно успешным. Это связано с тем, что применение ком­плексных систем, пронизывающих все функции управления, час­то требует очень существенной перестройки привычной техноло­гии функционирования бизнеса. А к этому сразу готовы отнюдь не все предприятия.

Важно отметить и то, что во многих малых предприятиях не всегда требуется автоматизировать все, без исключения, управлен­ческие функции. В то же время, финансовый учет и составление внешней отчетности, представляемой государственным органам, учредителям, кредиторам, инвесторам — везде достаточно слож­ны и потому создание АИС-БУ необходимо практически всем, да­же относительно небольшим предприятиям.

Практика показывает, что внедрение компьютерных систем обычно осуществляется поэтапно. Сначала автоматизируется ре­шение отдельных, наиболее сложных задач бухгалтерского и опе­ративного учета. Далее, автоматизация начинает охватывать учет в целом. И, наконец, после накопления необходимого опыта рабо­ты с различными программами, производится их интеграция в комплексную систему, увязывающую воедино все или основные функции бухгалтерского и оперативного учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности.

Но даже поэтапную автоматизацию нужно осуществлять сис­темно. Типичной ошибкой при внедрении ИУС-БУ в начале-се­редине 90-х годов было бессистемное внедрение разрозненных, не связанных друг с другом программ. В последующем многие предприятия вынуждены были отказываться от ранее приобретен­ного или самостоятельно созданного программного обеспечения и переходить к поэтапному внедрению комплексных программ­ных средств, потенциально способных охватить все функции уче­та. Поэтому, даже при создании ИУС-БУ как системы автоматиза­ции решения отдельных задач бухгалтерского учета, следует зара­нее выбирать такое программное обеспечение, возможности кото­рого в последующем можно наращивать либо приобретая новые модули, либо используя все больший и больший набор функций.

Например, создавая ИУС-БУ на основе программы «1C: Бухгалтерия 7.7» не обязательно пытаться сразу использовать все ее возможности. Ос­воение ее функций можно начать с ручного ввода проводок и получения ос­новных выходных форм, представляющих бухгалтерские итоги. Параллель­но с этим «низовые» участки учета можно вести вручную. По мере накопле­ния опыта и наполнения справочников можно перейти к применению встроенных в типовую конфигурацию программы документов, что позволит автоматически составлять соответствующие им проводки.

При внедрении многомодульных программных комплексов можно начать с приобретения и освоения возможностей одного-двух модулей, а потом докупать их по мере необходимости. Например, программный комплекс «Галактика» содержит около 40 модулей, предназначенных для решения задач бухгалтерского, оперативного и кадрового учета, планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства, управления финансами, снабже­нием, сбытом, маркетингом и т.д. Понятно, что внедрение всех их сразу не только нецелесообразно, но и просто невозможно. Поэтому внедрение систе­мы «Галактика» обычно начинается с нескольких модулей, предназначенных для решения наиболее важных и сложных для данной организации задач, и далее постепенное развитие автоматизированной системы управления пред­приятием происходит за счет ее дополнения новыми модулями.

При поэтапном развитии ИУС-БУ во внимание должны при­ниматься уже имеющийся парк вычислительной техники, перифе­рийных устройств и сетевая инфраструктура предприятия.