Создание АИС-БУ требует приобретения, установки, наладки и обеспечения нормального функционирования:

технических средств;

системного и вспомогательного программного обеспечения;

специализированного программного обеспечения.

Помимо этого уже на этапе внедрения должны быть выработа­ны регламенты работы сотрудников бухгалтерии с компьютерной системой.

Между перечисленными компонентами существует значитель­ная взаимозависимость, которую следует учитывать при создании и последующем развитии АИС-БУ. В общем случае состав пере­численных компонент зависит от:

целей и задач создаваемой системы обработки данных;

числа ее пользователей;

предполагаемой технологии организации многопользова­тельской работы;

наличного парка средств вычислительной техники, перифе­рийных устройств и имеющейся сетевой инфраструктуры;

состава уже используемого системного и вспомогательного программного обеспечения;

планируемого объема затрат на создание АИС-БУ.

АИС-БУ может создаваться как:

1) система автоматизации решения отдельных задач бухгалтер­ского учета;

2) система комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

3) составная часть интегрированной системы автоматизации управления предприятием.

Первый вариант. На рабочие места устанавливаются компьюте­ры и разрозненные программы, обеспечивающие решение отдель­ных задач учета. Сроки и затраты на создание такой компьютер­ной системы минимальны. Часто даже не нужно связывать компь­ютеры в единую вычислительную сеть. Поэтому минимальны тре­бования к оборудованию и программам: достаточно лишь, чтобы последние обеспечивали необходимую функциональность. Одна­ко при несистемном подходе к внедрению отдельных компонент АИС-БУ в ходе эксплуатации может возникать ряд проблем по взаимоувязке учетных данных. Прежде всего, они связаны с воз­можными рассогласованиями при ведении общих справочников, поскольку один и тот же объект учета на разных рабочих местах может кодироваться по-разному. Вследствие этого при объедине­нии данных программа будет рассматривать один и тот же объект как два разных. Часто такие ошибки очень трудно обнаружить и исправить.

Второй вариант. При создании комплексной системы автома­тизации бухгалтерского учета, помимо установки компьютеров и программного обеспечения на рабочие места всех или большей части сотрудников, необходима выработка регламентов коллек­тивной работы бухгалтерии. Эти документы должны определять порядок работы с общими данными, правила и сроки выполне­ния регламентных работ, операций объединения данных и т.д.

Регламентирование сроков, условий и порядка выполнения отдельных операций нужны потому, что некоторые действия можно выполнять только в определенной последовательности. Например, нельзя выполнять операции формирования проводок по спи­санию себестоимости материалов на производство, если не введе­ны или не обработаны должным образом все документы по прихо­ду материальных ценностей, списание которых производится, по­скольку себестоимость определяется по данным прихода. До ввода всех проводок по начислению общепроизводственных рас­ходов нельзя выполнять их распределение по объектам аналитиче­ского учета счета основного производства и т.д. Перечень регла­ментных работ может быть очень велик, а его конкретное содержание в значительной степени зависит от используемых про­граммных средств и порядка разделения служебных функций между сотрудниками бухгалтерии.