В настоящий мо­мент при построении многопользовательских бухгалтерских сис­тем эта модель является основной. Она предполагает наличие еди­ного информационного поля, обеспечивающего доступ к данным со всех рабочих мест АИС-БУ. При использовании этой модели вся вводимая информация фиксируется в интегрированной базе дан­ных, которая доступна в реальном масштабе времени. Поэтому любой введенный документ или запись массива хозяйственных операций могут оперативно использоваться бухгалтерами, веду­щими смежные участки учета.

Для разграничения прав доступа пользователей к учетной ин­формации может быть установлена нужная иерархия. Обычно права пользователей системы разделяются в соответствии с при­своенным статусом: системный администратор, главный бухгал­тер, бухгалтер, оператор. Исходя из данной иерархии, могут опре­деляться права на формирование тех или иных проводок, выпол­нение процедур преобразования данных и доступ к функциям просмотра и корректировки информации.

Помимо формального разделения прав доступа сотрудников к той или иной информации смежных рабочих мест, важным явля­ется соблюдение принципа ответственности. В этой связи очевид­ный интерес представляет технология функционирования систе­мы «Интегратор» фирмы «Инфософт», где реализованы соответст­вующие контрольные функции.

Здесь каждый бухгалтер полностью отвечает как за ввод инфор­мации по своему участку, так и за сальдо по счетам своего участ­ка. Для этого в системе введены понятия выполненных, отложен­ных, отвергнутых и спорных проводок. При вводе бухгалтерской записи сальдо и обороты пересчитываются только по тому счету, который относится именно к данному участку. Если корреспонди­рующий счет не относится к перечню счетов данного участка, проводка будет считаться отложенной до тех пор, пока ее не под­твердит бухгалтер смежного участка — того, за которым закреп­лен этот счет.

На смежном участке проводка может быть подтверждена или от­вергнута. В первом случае сальдо и обороты «своего» счета пересчи­тываются, и цикл обработки записи завершается. В противном слу­чае проводка считается спорной до выяснения отношений между бухгалтерами смежных участков или до момента осуществления сводного учета. Бухгалтер, ведущий сводный учет, имеет доступ ко всем, без исключения, спорным проводкам и принимает конечное решение по их судьбе, утверждая или удаляя эти записи. При удале­нии спорной записи происходит автоматический обратный пере­счет оборотов и исходящих сальдо. До момента полного выясне­ния отношений оборотный баланс не сходится и может быть све­ден только тогда, когда не осталось ни одной спорной проводки. Данная технология представляется весьма перспективной, по­скольку позволяет усилить контрольные функции системы.

Нередко разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета в заслугу себе ставят то, что их программные средства позво­ляют вести учет в реальном масштабе времени, понимая под этим мгновенную контировку вводимых в систему документов. Дейст­вительно, во многих системах там, где это возможно, проводки ав­томатически формируются сразу при вводе документов. Естест­венно, что для этого многопользовательская система должна бази­роваться на модели полностью централизованных данных.

Однако такой подход нельзя считать целесообразным во всех случаях. Например, обычно не нужно выполнять генерацию бух­галтерских записей после выполнения каждой процедуры начис­ления зарплаты отдельному работнику или при формировании данных об отгрузке продукции в соответствии с единственной на­кладной. Ведь если данные неполны или ошибочны, то при их корректировке необходима замена не только соответствующих до­кументов, но и порожденных ими проводок, в результате чего про­грамма несколько раз будет проделывать одну и ту же работу. Намного целесообразнее сначала полностью выверить данные и по­том построить по ним сводные проводки, не перегружая базу дан­ных избыточной информацией.

Примером реализации подхода, основанного на групповой контировке однотипных документов, является система «1С: Торговля». Здесь документы по торговым операциям сразу в бухгал­терском учете не проводятся, но в конце месяца запускается спе­циальная технологическая процедура, в результате выполнения которой соответствующая информация сводится, и по ней форми­руются проводки. В качестве другого примера можно сослаться на систему «Галактика», где изначально заложено разделение дан­ных оперативного и бухгалтерского учета, которые могут сущест­вовать порознь друг от друга. Здесь для большинства хозяйствен­ных операций проводки могут формироваться сразу по пачкам од­нотипных документов в свернутом, агрегированном виде.