Модель распределенных дан­ных предполагает, что учетная информация распределена между компьютерами отдельных рабочих мест бухгалтерии, а объедине­нию подлежат формируемые ими массивы проводок и часть ус­ловно-постоянной информации: справочники контрагентов, то­варно-материальных ценностей и ряда других объектов аналити­ческого учета.

Технология объединения предполагает наличие определенных правил выгрузки фрагментов баз данных отдельных рабочих мест в промежуточные массивы, которые тем или иным образом перено­сятся в базу данных компьютера, на котором предполагается ре­шать задачи сводного учета.

Обычно объединению подлежат не данные первичных доку­ментов, а проводки, полученные на их основе. При этом в боль­шинстве случаев достаточно переносить не все проводки, а лишь итоговые записи с одинаковой корреспонденцией счетов и мини­мальным набором аналитики. Полностью отказаться от переноса данных аналитического учета нельзя, так как в этом случае стано­вится невозможным решение задачи корректного определения де­биторской и кредиторской задолженностей.

При объединении данных главной проблемой является исклю­чение дублирования информации смежных участков учета, так как одни и те же проводки нередко вводятся на разных рабочих мес­тах. Типичный пример — снятие наличных с расчетного счета или, наоборот, сдача выручки в банк. Поскольку учет кассовых и банковских операций часто ведется на разных рабочих местах, для правильного расчета итогов соответствующие проводки вво­дятся на каждом из них. В общем случае типичной является ситуа­ция, при которой различные сотрудники бухгалтерии ответствен­ны за ведение того или иного набора счетов. Поэтому потенциально возможно дублирование всех проводок, включающих счета, от­ветственность за обработку которых лежит на разных участках.

Для устранения дублирования проводок разных рабочих мест, обычно применяется технология обмена по кредиту основного счета, унаследованная от журнально-ордерной формы учета. При этой технологии за каждым рабочим местом закрепляются непере­секающиеся наборы счетов, считающихся основными, и при пере­даче данных с каждого рабочего места экспортируются записи только по кредиту основных счетов. Это исключает дублирование. Здесь естественным требованием к программе является возможность автоматической идентификации и замены перенесенных ранее записей, поскольку циклы переноса могут повторяться многократно, в том числе за один и тот же период.

Основной причиной применения модели распределенных учет­ных данных является то, что объединение компьютеров в рамках единой вычислительной сети не всегда может быть реализовано технически. Например, в случае, когда предприятие имеет удаленные подразделения, осуществляющие ввод и накопление масси­вов информации, отражаемой в бухгалтерском учете. Это довольно частая ситуация, поэтому поддержка технологии объединения данных необходима в любой тиражной бухгалтерской программе.