В бухгалтериях с численностью сотрудников более одного АИС-БУ должна строиться как многопользовательская система, то есть обеспечивающая возможность совместной работы с компь­ютерами, программным обеспечением и учетными данными сра­зу нескольких пользователей.

Многопользовательские системы автоматизации бухгалтерско­го учета на ПЭВМ могут строиться как сетевые и несетевые. Сете­вые системы в отличие от несетевых могут обеспечивать доступ к одним и тем же данным разных пользователей в один и тот же мо­мент времени.

В несетевых многопользовательских системах информацион­ная база организована децентрализованно, т. е. всегда рассредото­чена по рабочим местам пользователей.

Сетевые многопользовательские системы могут обеспечивать как децентрализованное, так и централизованное хранение данных. При организации централизованной информационной базы здесь возможны два подхода.

При первом централизованно ведутся только общие для всех АРМ справочники и классификаторы нормативно-справочной информации, а сведения о введенных документах и массив ин­формации о хозяйственных операциях могут быть рассредоточе­ны по рабочим местам участков учета. Децентрализованно могут храниться и специфические (локальные) для некоторых АРМ справочники и классификаторы.

При втором подходе централизованно ведется хранение всей ис­пользуемой информации. Про такие системы говорят, что они ра­ботают с единым информационным полем. Здесь каждая запись любо­го справочника, документ или проводка принципиально доступны пользователю любого АРМ в режиме реального времени, то есть сразу после ввода этих данных с рабочего места АИС-БУ. Однако условие доступности данных пользователям справедливо только то­гда, когда конкретный пользователь наделен соответствующими правами доступа к информации.

Поскольку в многопользовательских системах учетная работа распределена по нескольким рабочим местам, для составления от­четности текущие данные должны объединяться. В зависимости от программно-технической среды системы, технологии обработ­ки и организации информационной базы проблема интегра­ции данных решается по-разному.

В несетевых системах, а также в сетевых системах с централизо­ванным хранением только общей нормативно-справочной инфор­мации, передача данных от рабочих мест локальных участков уче­та в АРМ сводного учета выполняется на уровне отдельных либо итоговых проводок. В сетевых многопользовательских системах, основанных на едином информационном поле, необходимости в выполнении функции интеграции нет, поскольку любые данные потенциально доступны с любого рабочего места.

Многопользовательский режим работы требует введения должно­сти администратора системы, на которого возлагаются обя­занности по определению ее конфигурации и прав пользователей.

Многопользовательские системы бухгалтерского учета строят­ся как открытые системы, позволяющие принимать информа­цию от других систем управления предприятием (фирмой). На­пример, в торговле система автоматизации бухгалтерского учета должна иметь развитые возможности взаимодействия с система­ми автоматизации учета движения товаров на складе или в торго­вом зале. Кроме того, на предприятии важно автоматизировать не только бухгалтерскую службу, но и связанные с ним службы: пла­новые, финансовые, закупок и сбыта. Только в этих условиях дос­тигается максимальный эффект от автоматизации управления, что и реализуется в комплексных информационных системах управления предприятием.