Для бухгалтерского учета характерна определенная циклич­ность выполнения учетных работ. Каждый месяц формирует­ся финансовый результат от производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, каждый квартал со­ставляется промежуточная бухгалтерская отчетность, в конце года сдается годовая бухгалтерская отчетность. Наряду с бухгал­терской отчетностью ежеквартально и в конце года формируются и сдаются налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фон­ды, статистическая отчетность и другая отраслевая и региональ­ная отчетность. Формы любой утвержденной отчетности в компь­ютерном учете относятся к регламентированным отчетам.

Выявлению финансового результата и составлению отчетно­сти предшествует значительная подготовительная работа. Бухгал­теру приходится выполнять ряд регламентных процедур, связанных с закрытием месяца и отчетного периода. В системах компьютер­ного учета эти процедуры реализуются с разной степенью автома­тизации. Каждая программа предполагает использование опреде­ленной технологии закрытия месяца, отчетного периода, следо­вать которой должен бухгалтер. В ходе этого осуществляется ряд расчетов с формированием необходимых проводок, выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам и толь­ко после этого формируется баланс и другие отчеты.

Рассмотрим вкратце основные регламентные процедуры, кото­рые необходимо выполнить перед определением финансового ре­зультата и составлением отчетности.

К завершающим регламентным процедурам месяца относятся:

1. Исчисление амортизации основных средств и нематериаль­ных активов.

2. Расчеты по отнесению доли ранее понесенных затрат, пред­стоящих расходов в издержки производства, незаработанных до­ходов в доходы отчетного периода.

3. Определение налогов и сборов, относимых на издержки про­изводства.

4. Распределение накладных издержек между объектами каль­кулирования и/или их прямое списание на реализованную про­дукцию (работы, услуги).

5. Определение фактической себестоимости продукции, ра­бот, услуг.

6. Выявление реализационной прибыли (убытка).

7. Расчеты прибыли (убытка) от операций по реализации ос­новных средств и прочих активов.

8. Выявление общего финансового результата деятельности предприятия.

Содержание соответствующих процедур регламентируется дей­ствующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависит от декларированной предприятием учетной поли­тики. Однако совершенно очевидно, что в конце месяца прихо­дится выполнять большой объем достаточно сложных процедур, связанных с выявлением финансового результата деятельности предприятия. В системах компьютерного учета используются раз­личные средства автоматизации этих процедур.

Например, в системе «1C: Бухгалтерия 7.7» действия по исчислению амортизации основных средств и нематериальных активов выполняются ав­томатически, путем проведения специализированных документов, содержа­ние которых рассматривалось нами ранее. Выполнение расчетов по отнесе­нию доли ранее понесенных затрат, предстоящих расходов в издержки про­изводства, незаработанных доходов в доходы отчетного периода (2) и опре­делению налогов и сборов, относимых на издержки производства (3) обычно производится с помощью аппарата типовых операций.

Для автоматического выполнения процедур 4-8 используется специали­зированный документ «Закрытие месяца» (рис. 6.1).

Перечень выполняемых документом функций представлен в диалого­вом окне документа. Каждая из перечисленных функций может быть вклю­чена или выключена пользователем путем установления или снятия флаж­ка конкретной процедуры. Бухгалтер может выполнять последовательно процедуру за процедурой, контролируя результаты выполнения каждой про­цедуры. Но он может выполнить все процедуры за один прием с формирова­нием всего комплекса проводок. В редакциях типовой конфигурации про­граммы, существовавшей на момент написания этой книги, при проведении документа «Закрытие месяца» выполнялись следующие действия:

• Перенос остатков общепроизводственных (счет 25) и общехозяйствен­ных (счет 26) расходов на счет производства (счет 20). При этом остат­ки распределяются по видам деятельности по каждому подразделе­нию предприятия, пропорционально доле затрат на данный вид дея­тельности в общих затратах на оплату труда.

• Перенос остатков основного производства (счет 20) по видам деятель­ности, связанным с выпуском продукции, на счет выпуска продукции (счет 37). Затем последующий перенос остатков счета выпуска продук­ции (счет 37) в дебет счета реализации (счет 46). При этом, в зависи­мости от сальдо счета выпуска продукции (счет 37) проводка создает­ся либо с положительной, либо с отрицательной суммой.

• Перенос остатков счета основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выполнением работ и оказанием услуг на счет реализации (счет 46).

• Определение прибыли или убытка с переносом остатков счетов реали­зации (счета 46, 47, 48) на счет прибылей и убытков (счет 80).

• Для торговли перенос остатков издержек обращения (счет 44) на счет реализации (счет 46) пропорционально реализованному торговому на­ложению по каждому варианту реализации относительно общей сум­мы реализованного торгового наложения, а также вычисление сумм списания и формирование соответствующих проводок по статьям из­держек «Транспортные расходы» и «Затраты на оплату процентов за пользование займом».

Как видно из вышеперечисленного, документ «Закрытие месяца» реали­зует сложные, комплексные действия, выполнение которых вручную весь­ма трудоемко. При этом расчеты с использованием данного документа мо­гут быть осуществлены повторно при обнаружении ошибок в исходных дан­ных. Для этого достаточно исправить неверные данные, а далее заново вы­полнить расчеты, используя документ «Закрытие месяца». Система автоматически удалит старые проводки и создаст новые, вытекающие из ис­правленных данных.