В компьютерных системах учетные регистры, в т.ч. синтетические учетные регистры, такие как журналы-ордера и ведомости, главная книга, оборотная ведомость, могут быть сформированы по запросу бухгалтера в любой момент за произвольный временной пери­од в пределах отчетного периода: квартала, года.

Отсутствие заранее заданной схемы группирования данных. Технология ручного ведения учета не только предписывает стро­гую последовательность работы с учетными регистрами, но и зара­нее определяет, в каких разрезах должны группироваться и обоб­щаться данные в том или ином учетном регистре. Изменить разре­зы группирования или уровень обобщения данных нельзя, по­скольку любой учетный регистр является бумажным носителем.

Именно разрезы группирования данных определяют, прежде все­го, структуру и содержание учетного регистра.

В системах компьютерного учета единожды введенные данные могут быть многократно использованы для получения итоговой ин­формации в самых разных разрезах и с самой разной степенью де­тализации.

Так, при ручной технологии ведения учета основным группировочным признаком для журнала-ордера по счету «Расчетный счет» и ведомости к нему является «дата». В разрезе дат соответст­вующего периода по всем корреспондирующим счетам отражают­ся данные в этом журнале-ордере и ведомости. При ведении ком­пьютерного учета возможна и иная группировка данных.

Например, в программе «1С:Бухгалтерии 7.7» для детализации движе­ния средств в разрезе корреспондирующих счетов может использоваться не только дата, но и такие группировочные признаки, как неделя, декада, ме­сяц, квартал и даже операция (рис. 5.3).

На приведенном рисунке установлена детализация с точностью до да­ты, то есть как и при составлении журнала-ордера (ведомости) при ручном учете. Кроме того, в настройке указано, что одновременно будут формиро­ваться и журнал-ордер и ведомость к нему (помечены оба пункта). В резуль­тате будет построена форма следующего вида (рис. 5.4).

На приведенном рисунке можно видеть, что обороты счета представле­ны в разрезе дней и корреспондирующих счетов. При этом одновременно отражаются и дебетовый, и кредитовый обороты. Отчет является крупно­форматным и итоги по кредитовому обороту на экране не видны.

Таким образом, при использовании обычной группировки по датам дан­ные по корреспондирующим счетам приводятся для каждой даты выбран­ного периода. При детализации по неделям в каждой строке журнала-орде­ра (ведомости) будут фигурировать данные по корреспондирующим счетам в целом за неделю, при детализации по месяцам — в целом за месяц (рис. 5.5) и т.д.

На рисунке показана видеограмма журнала-ордера с данными, обобщен­ными помесячно. Каждый месяц в форме представлен датой его начала. Кро­ме того, при настройке формирования отчета был отключен вывод остатков на начало и конец периода, а также отключен признак формирования ведомо­сти. Поэтому отражены только данные по кредитовым оборотам.

Возможность произвольного отбора данных, включаемых в регистр. Регистры синтетического и аналитического учета, используемые при технологии ручного ведения учета, отражают все объекты учета и всю информацию за отчетный период. При компьютерном учете имеется возможность получать фрагменты регистров. Можно получить отчет по отдельным объектам аналитического учета или за определенный интервал дат и т.п.

Изменение формы и структуры учетных регистров. В настоящее время автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета не имеют каких-либо общих стандартов представления выходной информации: перечня, форм и структур учетных регистров. Каждая система имеет свой уникальный набор регистров. Формы этих регистров часто отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете.

Каждый из разработчиков старается представить информацию в наиболее удобном для работы, компактном виде. Отход от традиционных форм учетных регистров и представление их в компактном виде вызвано тремя причинами:

· стремлением обеспечить более удобную работу с информацией на экране монитора;

· наличием ограничений со стороны стандартных печатающих устройств;

· возможностью применения более гибкого механизма выборки данных и их группировки.

Разработчики, как правило, ориентируют пользователя на работу с информацией на экране монитора, чтобы сократить бумажный документопоток. При этом за счет транспонирования изменяется структура форм традиционных регистров, когда горизонтальное расположение колонок традиционной формы регистров заменяется на вертикальные строки.

Перечислим учетные регистры – стандартные отчеты, которые наиболее часто включаются в ИУС-БУ.

Хронологические регистры: журнал учета хозяйственных операций, журнал бухгалтерских проводок.

Регистры синтетического учета:

· журналы-ордера и ведомости по счету;

· Главная книга (обороты по счету);

· оборотная ведомость по счетам.

· шахматная ведомость.

Регистры аналитического учета. В системах компьютерного учета имеется большое разнообразие в составе, формах и содержании поставляемых регистров аналитического учета.

Процедуры работы с учетными регистрами

Каждый из стандартных отчетов — учетных регистров — обыч­но вызывается пользователем из главного меню системы. С вы­званным отчетом система позволяет выполнять ряд стандартных процедур:

· настройку параметров отчета перед его формированием;

· формирование отчета;

· просмотр отчета;

· сохранение отчета в архиве;

· экспорт отчета в текстовый или табличный процессор;

· просмотр отчета в том виде, как он будет напечатан;

· печать отчета