Синтетические и большинство аналитических учетных регист­ров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая компьютерная система бухгалтерского учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.

Обобщение учетных данных — это получение итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам и аналитическим счетам. По объ­ектам аналитического учета, для которых предусмотрен количест­венный учет, итоги оборотов и остатки рассчитываются также в натуральном выражении. Если система ведет и валютный учет, то итоги оборотов и остатки могут рассчитываться по каждой валю­те отдельно: как в единицах иностранной валюты, так и в эквива­ленте национальной валюты.

Обобщение данных в системах компьютерного учета может вы­полняться как в автоматическом режиме, так и по запросу пользо­вателя.

Учетные регистры в автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета представляются в виде стандарт­ных отчетов.

За учетными регистрами, как и в условиях ручной технологии, сохраняется функция обобщенного представления бухгалтерской информации. Это позволяет бухгалтеру на протяжении отчетного периода: анализировать информацию в различных разрезах, осу­ществлять поиск ошибок, быстро находить интересующую его ин­формацию, вести контроль учетного процесса.

Вместе с тем, технология формирования учетных регистров и форма их представления в автоматизированных системах имеют зна­чительные отличия от традиционных, принятых при ручном учете:

· применение многовариантной технологии получения учетных регистров;

· изменение периодичности получения регистров;

· отсутствие заранее заданной схемы группирования данных в регистрах;

· возможность произвольного отбора данных, включаемых регистр;

· изменение формы и структуры учетных регистров;

· использование интерактивной технологии работы с информацией учетных регистров.

Рассмотрим эти отличия.

Многовариантная технология получения учетных регистров предполагает возможность их формирования в произвольной по­следовательности.

Технология ручного ведения учета предписывает строгое со­блюдение последовательности выполнения действий по регистра­ции, накоплению и обработке данных в учетных регистрах с це­лью получения финансовой отчетности. Так, при журнально-ордерной форме учета процедура бухгалтерского учета предполагает следующую последовательность действий:

первичный документ ® накопительные и группировочные ведомости (жур­нал хозяйственных операций, карточки, кассовая книга) ® журналы-ордера ® главная книга ® оборотная ведомость ® отчетность.

При компьютерном учете такая технология обработки данных не является обязательной. Здесь не существует строгой последова­тельности обобщения и переноса данных из одного регистра в другой. За счет возможности многократного пересчета данных и высокой производительности современных компьютеров програм­мы для ведения бухгалтерского учета позволяют получать хроно­логические, синтетические и аналитические учетные регистры в любой последовательности. Внутренняя технологическая цепочка выполнения расчетов остается скрытой от бухгалтера, поскольку выполняется системой автоматически. Поэтому можно сначала получить оборотную ведомость, а затем главную книгу, аналити­ческий регистр или журнал-ордер. Конечно, в процессе формиро­вания оборотной ведомости программа выполнит необходимое обобщение данных, вычислит остатки и обороты за указанный пе­риод, но это произойдет незаметно для пользователя. В то же вре­мя, при большом объеме исходных данных, время, необходимое для выполнения расчетов и построение печатных форм регистров может быть весьма значительным.

Укрупненная схема последовательности регистрации, накопле­ния и обобщения данных и формирования учетных регистров при компьютерном учете представлена на рисунке 5.2.