Наряду с возмож­ностью ручного ввода информации о хозяйственных операциях многие системы позволяют автоматизировать ввод рутинных, час­то повторяющихся операций, а также операций, которые порожда­ют несколько проводок и требуют расчета сумм по каждой из них.

Такие стандартные, многократно повторяющиеся операции в практике учетной работы встречаются достаточно часто.

Например, при начислении зарплаты бухгалтеру приходится делать от­числения в определенном проценте в пенсионный фонд, страховой фонд, фонды медицинского страхования, фонд занятости, жилищно-социальный фонд и т.д. Он должен рассчитать суммы и соответственно сформировать все проводки и отразить их в журнале учета операций.

Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями. Для них разрабаты­ваются шаблоны, которые представляют собой сценарии фор­мирования проводок, позволяющие отразить хозяйственную опе­рацию в учете. С помощью шаблонов обеспечивается автоматизи­рованный ввод бухгалтерских операций. При этом генерируются все проводки, сопутствующие данной операции, и автоматически по заданному алгоритму рассчитываются их суммы.

Данный способ автоматизации ввода информации о хозяйст­венных операциях получил название «ввод данных с использова­нием типовых операций». Он позволяет избежать ошибок в опре­делении корреспонденции счетов, а также избавляет бухгалтера от выполнения рутинной работы по заполнению реквизитов операции. Общая схема работы с типовыми операциями представлена на рисунке 4.22.

Шаблон типовой операции включает одну или несколько про­водок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Для каждой проводки, входящей в этот шаблон, определя­ются дебетуемый и кредитуемый счета, а вместо сумм проводок указываются алгоритмы их определения. В типовой операции ука­зывается также краткое содержание операции и каждой провод­ки, может указываться имя файла документа, связанного с этой операцией. Последний реквизит позволяет сформировать и напе­чатать документ.

Суммы проводок могут рассчитываться по формуле или запра­шиваться при вводе. Алгоритмы расчетов могут быть простыми, на­пример, выражающими пропорциональное отношение суммы про­водки к общей сумме хозяйственной операции. Они могут быть и достаточно сложными, описанными с помощью встроенного в про­грамму специализированного процедурного языка, позволяющего обращаться к остаткам и оборотам счетов, делать ссылки на резуль­таты других проводок данной типовой операции, содержать усло­вия расчетов, использовать диапазон дат и т.д.

Каждая типовая операция регистрируется в справочнике (спи­ске) типовых операций под своим уникальным именем. Типовые операции в справочнике могут быть сгруппированы: по разделам учета, по основному счету, задействованному в операциях или другим критериям.

В работе с типовыми операциями различают два этапа: создание шаблонов типовых операций, и использование их для ввода данных о хозяйственных операциях.

Создание шаблона типовой операции выполняется один раз на момент внедрения автоматизированной системы учета, а затем – по мере необходимости. На этом этапе типовой операции присваивается имя и код, разрабатывается ее шаблон. Она заносится в справочник типовых операций. Новую типовую операцию можно создать и путем копирования ранее созданной, близкой к ней по содержанию, корректируя отдельные поля-реквизиты.

На этапе эксплуатации системы созданная типовая операция многократно используется для ввода операций и проводок по заданному шаблону в журнал хозяйственных операций и в массив информации о хозяйственных операциях.

При использовании типовых операций бухгалтер избавляется от необходимости ввода одинаковых реквизитов по каждой проводке хозяйственной операции. Такие реквизиты как дата вводятся один раз по данной хозяйственной операции, а содержание проводки лишь корректируется.

Ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских операций на основе электронных форм документов. В системах автоматизации учета, которые реализуют технологию работы «от документа», пользователь заполняет предложенную ему форму документа, а бухгалтерские операции и их проводки формируются автоматически. Пользователь не может редактировать реквизиты, как сформированной операции так и ее проводок, что и отличает этот способ от ранее рассмотренного автоматизированного способа.