В зависимости от способа хранения информации бухгалтер вводит либо провод­ки, либо бухгалтерские операции. Этот способ предполагает, что бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой опе­рации. Он сам формирует проводки операции и определяет кор­респондирующие счета каждой проводки, при необходимости рас­считывает суммы проводок.

Способ ручного ввода операции/проводки достаточно гибок: он позволяет указывать любые значения реквизитов, формиро­вать любые проводки. Способ прост в освоении и не требует пред­варительной настройки системы.

Чтобы снизить ошибки и трудоемкость ручного ввода, в систе­мах предусматриваются некоторые элементы автоматизации. Ши­роко используется механизм подсказок при заполнении отдель­ных реквизитов. Для ввода однотипных операций/проводок при­меняется режим копирования. Это позволяет ввести новую операцию/проводку по образцу аналогичной ранее введенной операции, но с корректировкой значений отдельных реквизитов, которые у вводимой операции/проводки отличаются. При вводе операций с большим количеством проводок применяются режи­мы автоматического ввода новых проводок без или с копировани­ем ранее введенной проводки.

Особая ответственность ложится на бухгалтера при определе­нии корреспондирующих счетов проводки. Для избежания оши­бок при вводе счета/субсчета бухгалтеру предоставляется возмож­ность выбора нужного счета/субсчета из справочника счетов/суб­счетов, или из специальных справочников корреспондирующих счетов.

Ручной ввод операций/проводок может сопровождаться кон­тролем корреспонденции счетов. Контроль может выпол­няться в двух режимах: в момент ввода записей о хозяйственных опе­рациях и в групповом режиме после их ввода. Контроль корреспон­денции счетов организуется с помощью специальных справочников корректных проводок. Эти справочники подготавливаются бухгалте­рами, ответственными за методологию учета на предприятии, или конкретного участка учета. После этого работа по вводу информа­ции может быть доверена рядовым бухгалтерам.

Контроль правильности формирования корреспонденции сче­тов в некоторых системах выполняется не только в момент ввода информации о хозяйственной операции, но и независимо от не­го. Контроль выполняется в групповом режиме после окончания ввода всех записей, что позволяет локализовать боль­шинство ошибочных и сомнительных проводок. Эта функция по­лезна при аудиторских проверках. Особенно важна она в систе­мах класса «бухгалтерский комплекс», где информация поступает в АРМ сводного учета из АРМ других участков учета и требует сплошной проверки.

Групповой режим контроля реализован в программах «1С:Бух-галтерия 7.7», «Галактика» и многих других системах автоматиза­ции учета.