Модель полного документооборота реализуется в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский программный комплекс является одной из функциональных под­систем управления предприятием.

Этот подход базируется на четырех основных положениях:

1) большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, сле­довательно, массивы документов могут формироваться и хранить­ся в электронных архивах вне бухгалтерии;

2) между документами разных видов существует тесная взаимо­связь;

3) документ не является только средством отражения хозяйст­венной операции на счетах бухгалтерского учета;

4) процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

Известно, что большая часть информации о производственно-хо­зяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалте­рии — в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и других опе­ративных подразделениях предприятия. В этих подразделениях и создаются документы, которые затем попадают в бухгалтерию.

В корпоративных информационных системах помимо бухгалте­рии автоматизируются работы и других подразделений и служб предприятия. В рамках системы автоматизации управления четко устанавливаются информационные связи подразделений и про­слеживается движение отдельных документов и их взаимосвязи. Основой корпоративных систем является документ и его связь с другими документами, а одним из принципов функционирования системы — поддержка полноценной системы междоку­ментальных связей.

Таким образом, в службах оперативного управления формируют­ся, регистрируются в реестрах и хранятся в электронных архивах до­кументы. Работая с этими документами, персонал оперативных служб может качественно выполнять свои функции независимо от бухгалтерии. Они могут получать различные аналитические разрезы при работе с документами и контролировать исполнение документов-оснований (договоров, счетов и т.д.), проверять соответствие от­дельных сопроводительных документов (накладных на отпуск това­ров и расходных ордеров) документам-основаниям и т.д.

Функции по ведению аналитического учета в таких системах мо­гут быть гибко разделены между службами оперативного управле­ния и бухгалтерией. Например, в бухгалтерии необязательно вести учет взаиморасчетов с точностью до документов-оснований (кон­трактов, договоров, счетов). Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по сум­мам документов, свернутых до уровня контрагентов. При этом необ­ходимая аналитика не теряется, но существует в иной, отстраненной от балансовых счетов форме. Благодаря этому каждая подсистема ИУС получает ровно столько функций, сколько ей необходимо. I

Электронные копии документов из оперативных подсистем пе­редаются бухгалтерии для обработки. Работники бухгалтерии на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета без или с использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов од­ного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию (пачке документов), проводки можно получить в свернутом, итого­вом виде по группе документов. Иными словами, можно формировать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хозяйственных операциях.

Следовательно, три основные момента отличают модель полного документооборота от предыдущих моделей:

документ рассматривается не только как средство формиро­вания бухгалтерских записей (проводок), но и является полноправ­ной информационной единицей;

документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии, и работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя создан­ную базу документов. Наличие документов в интегрированной ба­зе данных позволяет вести учет товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости вы­пущенной продукции и оценивать финансовые результаты реали­зации без отражения этих данных в бухгалтерском учете. В ранее рассмотренных моделях, где документы создавались и трансфор­мировались сразу в записи массива хозяйственных операций в рамках подсистемы бухгалтерского учета, часто не учитывались те группировки для обобщения информации, которые необходи­мы другим службам управления для выполнения в полном объеме требуемых функций;

благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах. Это обеспечивает освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации. Но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки и ана­литические разрезы.

Итак, модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтер­ского и оперативного учета.

Проиллюстрируем рассмотренную схему документооборота на примере системы «Галактика».

В ней выделены четыре контура: административного управления; опера­тивного управления; управления производством; бухгалтерского учета.

Все документы, сформированные в контуре оперативного управления при выполнении закупок, продаж, приемке и отпуске товаров и материальных ценностей считаются первичными документами. Бухгалтер выполняет при­вязку первичных документов к типовым операциям, и программа автоматиче­ски формирует проводки и заносит их в Книгу бухгалтерских проводок. При не­обходимости сформированные проводки можно откорректировать или отме­нить. Возможно формирование групповых проводок.

На основе документов-оснований — счетов-фактур и договоров, сформи­рованных в модулях «Продажи» и «Закупки», автоматически формируются платежные документы. В модуле «Финансы» контура бухгалтерского учета обеспечивается контроль соответствия платежей платежных поручений и сумм, указанных в документах-основаниях (счетах, договорах), а также получе­ние баланса расчетов с контрагентами.

Формирование платежного поручения на основе документа-основания (счета, договора) может выполняться и в модулях «Покупки» и «Продажи» контура оперативного управления. В модуле «Расчеты с поставщиками и получателями» этого контура производится полный контроль взаиморасче­тов с контрагентами.

Основные возможности этого модуля:

• формирование реестра исполняемых договоров с учетом товарных и финансовых документов по ним;

• специальный режим привязки платежных документов к договорам;

• автоматическое формирование платежных документов по докумен­ту-основанию (счету, договору);

• расчет сальдо и составление платежного баланса по контрагенту;

• аналитика отношений с поставщиком (покупателем) по взаимным за­долженностям в разрезе периодов, договоров, групп договоров, кон­кретных материальных ценностей, групп материальных ценностей;

• начисление и учет штрафов (неустоек, пени) по невыполненным < зательствам контрагентов.

Таким образом, учет состояния взаиморасчетов с контрагентами можно вести вне зависимости от отражения этих данных на счетах бухгалтерского учета. То же самое можно сказать и об учете движения материальных цен­ностей (модули закупок, продаж и складской учет), оценке себестоимости продукции (модуль учета затрат на производство контура управления произ­водством).