Первая модель рассматривает документ как дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе — массиве информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами и отражения их данных в учетных информационных базах по схеме:
возникновение хозяйственной операции ® запись в массиве информации о хозяйственных операциях ® первичный документ.
О системах, использующих данную технологию, говорят, что они работают «от проводки». Центральным понятием в таких системах является понятие «хозяйственная операция», «проводка», а первичный документ трактуется лишь как выходная форма, которая является дополнением к хозяйственной операции.
При такой модели бухгалтер, обрабатывая входящие документы, преобразует их вручную или с помощью программы (например, аппарата типовых операций) в записи массива информации о хозяйственных операциях, которые отражаются в журнале хозяйственных операций (рис. 4.6.).
Только после ввода хозяйственной операции документ формируется автоматически, либо по запросу бухгалтера. Часть реквизитов в поля шаблона документа подставляются программой из введенной записи, а некоторые вводятся бухгалтером дополнительно. Сформированный документ можно отпечатать.
Здесь входящие документы отдельно в базе данных не регистрируются. Те документы, которые формируются программой, либо хранятся в привязке к тем записям, на основе которых были сформированы, но часто после печати вообще не сохраняются. Некоторые программы позволяют хранить документы в компьютерном архиве, но без связи с породившими их записями массива хозяйственной операцией.
Недостаток рассмотренной технологии заключается в том, что введенная запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной. Определяемые ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным. В реальных условиях часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями. Поэтому бухгалтер должен отслеживать записи, по которым был выписан документ, но не была совершена сама хозяйственная операция.
Можно привести такой пример. При оформлении операции выдачи денег из кассы бухгалтер при данной технологии вводит запись (проводку) в массив хозяйственных операций и формирует расходный кассовый ордер (РКО). Раз проводка введена в массив, то она становится актуальной, но сама операция выдачи денег еще не была совершена. Следовательно, согласно нормальному порядку учетного процесса данная хозяйственная операция не должна найти отражения в учете. Реальная технология такова:
формирование и печать РКО ® передача его в кассу ® выдача денег и
подтверждение совершения этой операции на документе ® возврат документа
бухгалтеру и ввод по нему записи (проводки) в массив операций.
Изложенная модель интерпретации первичных документов нарушает привычную технологию ведения бухгалтерского учета, при которой хозяйственная операция отражается в учете только после ее совершения и подтверждения этого факта соответствующим документом. Здесь же именно запись об операции становится основой для формирования документа.
Рассмотренная модель интерпретации первичных документов была присуща ранним версиям многих программ, а в отдельных из них сохранилась и по сей день.
Например, в программе «Финансы без проблем» большая часть документов и сейчас трактуются как дополнение к хозяйственной операции. Чтобы с помощью этой программы сформировать документ, необходимо предварительно ввести данные о хозяйственной операции, которые программа использует для формирования документа.
В последующих версиях большинства программ подход к обработке документов был радикально изменен, и ныне в них используются другие модели.
