В автоматизированной информационной системе бухгалтер­ского учета важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе в них данных, но и организовать оптимальную схему движения документов — документооборот, который поддерживал бы естественную технологию работы с документами. Как уже от­мечалось в предыдущем параграфе, электронный документообо­рот рассматривается здесь только применительно к процедурам обработки операционных документов при осуществлении бухгал­терского и оперативного учета.

Документооборот — движение документов на предпри­ятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения ис­полнения и сдачи в архив.

В настоящее время в зависимости от того, является ли АИС-БУ локальной или входит в состав комплексной информа­ционной системы предприятия как ее компонент, сформирова­лись два основных подхода к работе с операционными учетными документами.

Первый подход заключается в том, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бухгалтер­ского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операци­ях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подхо­ду. Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между докумен­тами разных видов.

При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерско­го учета применяется одна из следующих трех моделей документо­оборота, в которых документ рассматривается как:

дополнение к хозяйственной операции (1-я модель);

средство формирования записи массива информации о хо­зяйственных операциях (2-я модель);

вспомогательный информационный объект (3-я модель).

Модель документооборота — это порядок формиро­вания, регистрации, хранения, обработки и трансформации доку­ментов в систему записей на бухгалтерских счетах.