Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражае­мых в учете, является одним из основополагающих принципов ве­дения бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бух­галтерского учета ведутся на основе документов. При осуществле­нии любой производственно-хозяйственной или финансовой опе­рации формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.

Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах, можно разделить на операционные и полнотекстовые.

Полнотекстовыми называются слабоструктурированные доку­менты, обычно не подлежащие сколько-либо формализованной обработке — законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т.д.

Операционные документы качественно и количественно харак­теризуют осуществляемые предприятием хозяйственные опера­ции и обычно содержат определенный набор реквизитов, позво­ляющих выполнять их формализованную вычислительную обра­ботку, в частности, формировать записи на счетах бухгалтерского учета. Для этого они определенным образом структурируются. Обычно во все экземпляры документов одного типа включается один и тот же набор реквизитов.

В дальнейшем изложении речь идет исключительно об опера­ционных документах, поскольку формализованные процедуры об­работки в ИУС-БУ применяются только к ним.

Документы, используемые в бухгалтерском учете, классифици­руются по разным признакам (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Классификация первичных документов

По отношению к бухгалтерии документы делятся на внешние, поступающие из подразделений предприятия и внешних организаций, и внутренние, формируемые внутри! бухгалтерии. Документы, поступающие от внешних организаций! являются входящими документами. Все они считаются исходными для обработки.

По способам использования первичные документы могут быть разовыми и накопительными. Разовый документ используется для оформления однократно совершаемой хозяйственной операции. Накопительный документ применяется для многократно совершаемых однотипных операций в течение некоторого отрезка времени. Примером разового документа является материальное требование, накопительного — лимитно-заборная карта.

По числу отражаемых учетных объектов различают однострочные и многострочные первичные документы. Однострочные документы отражают хозяйственную операции по одному учетному объекту и многострочные — по нескольким учетным объектам. Примером однострочного документа является материальное требование, по которому отпускается один материал, многострочного — то же требование, но отражающее отпуск нескольких материалов.

По назначению документы подразделяются на докумен­ты-основания, сопроводительные документы и специализирован­ные документы.

Документы-основания — это документы, которые регла­ментируют операции между юридическими лицами. К их числу относятся договоры, счета, счета-фактуры, платежные поруче­ния, гарантийные письма и т.п. Их называют также организа­ционно-распорядительными документами.

Документ-основание может находиться в одном из трех состоя­ний: оформляемый, исполняемый, исполненный (закрытый).

В компьютерной системе эти документы создаются, печатают­ся, а сведения о них хранятся в информационной базе. В них от­сутствует подтверждение факта совершения хозяйственной опера­ции, поэтому они не могут служить основанием для создания бух­галтерских записей.

Сопроводительные документы отражают суть факти­чески выполняемых операций. Они подтверждают совершение хо­зяйственной операции, имеют юридическую силу и служат для ма­териально-ответственных лиц оправданием в расходе или получе­нии ценностей. Отсюда их второе название — оправдатель­ные документы.

Они подразделяются на две группы:

документы, подтверждающие операции перемещения товар­но-материальных ценностей, либо выполнения работ, услуг. К ним относятся складские ордера, накладные различных видов, ак­ты выполнения работ, услуг и т.п.

финансовые документы, подтверждающие операции переме­щения наличных и безналичных финансовых средств. К ним от­носятся банковские и кассовые документы.

Сведения о сопроводительных документах не только хранятся в информационной базе учета, но и являются основой для форми­рования бухгалтерских записей.

Сопроводительные документы по многим хозяйственным опера­циям связаны с документами-основаниями. Сопроводительные до­кументы могут служить основой для формирования других доку­ментов, либо на них может быть сделана ссылка в хозяйственных операциях.

Например, в системе «1С:Бухгалтерия», начиная с версии 7.5, расход­ную накладную можно сформировать на основе компьютерного документа «Счет». При этом в реквизиты накладной будут автоматически перенесены соответствующие данные из ранее созданного счета. На основе одного счета можно сформировать несколько накладных. Все они будут связаны со счетом. Это удобно при организации просмотра документов. Если выбрать счет, то система может автоматически вывести на просмотр все выписан­ные на его основе накладные.

Хранимые в информационной базе документы могут быть связаны и с хозяйственными операциями информационной базы учета. В частности, в операциях, формируемых при обработке вы­писки банка, указываются ссылки на платежное поручение. Ввод данных по выписке банка можно выполнять как с помощью спе­циального документа «Выписка», так и вручную или с использова­нием типовых операций. В любом случае в формируемых опера­циях будет указана ссылка на конкретный документ — платежное поручение. Более того, здесь можно настроить систему так, чтобы точно указывать, какая часть суммы платежного поручения «за­крывала» ту или иную поставку или даже часть задолженности, возникшей в результате поставки.

Специализированные документы предназначены для автоматического формирования проводок по регламентным опе­рациям бухгалтерского учета. Прототипом этих документов явля­ются документы бухгалтерского оформления, широко используе­мые при ручной технологии: листки-расшифровки, бухгалтер­ские справки и расчеты и т.д. С помощью специализированных документов можно точно и быстро выполнить весьма сложные и трудоемкие расчеты и сформировать по ним все необходимые проводки в информационной базе. Они позволяют решать задачи по формированию проводок при начислении износа основных средств и нематериальных активов, переоценке рублевого покры­тия валютных остатков по счетам и объектам аналитического уче­та, формированию финансовых результатов на конец месяца. Так, в системе «1С:Бухгалтерия» для выполнения перечисленных задач используются такие специализированные документы, как «Начисление амортизации основных средств» и «Начисление амортизации нематериальных активов», «Переоценка валюты», «Закрытие месяца» и др.

Особенность применения специализированных документов в компьютерных системах заключается не только в быстроте выпол­нения сложных расчетов с их помощью, но и в том, что данные расчеты можно многократно повторять. Это весьма важно в тех ситуациях, когда была допущена ошибка при вводе информации или введены неполные данные. В этих случаях в компьютерной системе достаточно исправить неверные и ввести недостающие данные, а далее применить специализированный документ для по­вторного выполнения расчета. Тогда старые проводки удалятся, а на основе выполненного расчета сформируются новые проводки. Таким образом, компьютерная система позволяет бухгалтеру дос­таточно легко и просто исправить ошибки и заново выполнить весьма трудоемкие расчеты.

Покажем применение специализированных документов на примере на­числения амортизации основных средств в системе «1С:Бухгалтерия 7.7».

При приобретении объекта основных средств он заносится в справочник «Основные средства». При вводе в эксплуатацию на него заводится карточ­ка, в которой сосредоточена информация об источнике поступления основ­ного средства; первоначальной стоимости; группе основных средств; месте эксплуатации; фиксируется счет, на который относятся амортизационные отчисления; статья затрат и подразделение; способ начисления амортиза­ции; шифр ЕНАОФ (Единых норм амортизации основных фондов) и годовая норма амортизационных отчислений.

Используя информацию карточки основных средств, специализирован­ный регламентный документ «Начисление амортизации» (рис. 4.2) позволя­ет начислить амортизацию сразу по всем основным средствам.

Рис. 4.2. Экранная форма специализированного документа «Начисление амортизации основных средств и нематериальных активов» в программе «1С:Бухгалтерия 7.7»

При обработке данных автоматически контролируется дата ввода в экс­плуатацию основного средства. По объектам основных средств, введенным в эксплуатацию в текущем месяце, амортизация начнет исчисляться только со следующего месяца. Контролируется также остаточная стоимость каждого объекта. При его полном износе начисление амортизации не производится.

Бухгалтеру перед выполнением расчета требуется указать только дату проведения операции. Обычно это последний день месяца.

По унификации и типизации форм различают типовые и индивидуальные документы.

В компьютерных системах применяются преимущественно типовые формы первичных документов. Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Эти альбомы являются частью унифицированной системы документации (УСД). Каждому из типовых документов присваивается код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). Код указывается в верхнем левом углу типового документа.

Типовые документы бывают двух видов: межотраслевые и отраслевые.

Стандартная форма типового документа имеет три части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа содержит общие для документа реквизиты: наименование объекта (предприятия); код документа по ОКУД; наименование и номер документа; дату составления и другие реквизиты-признаки. Например в материальном требовании содержатся такие реквизиты, как склад-отправитель, склад-получатель.

Содержательная часть документа отражает реквизиты, характеризующие хозяйственную операцию. Как правило, эта часть строится в виде многострочной таблицы, в графах которой располагаются реквизиты-признаки и количественно-стоимостные реквизиты показателей, т.е. учетных объектов в зависимости от хозяйственной операции. (Пример — материалы).

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за разрешение хозяйственной операции и правильность составления документа.

Унифицированные типовые документы должны отвечать некоторым общим требованиям:

иметь стандартную форму построения;

содержать необходимые и достаточные для решения задач управления показатели;

исключать дублирование одних и тех же показателей в разных документах;

быть приспособленными к автоматизированной обработке.

В компьютерных системах автоматизации учета вводится понятие «вид документа», или «тип документа».

Вид документа отождествляется с любой формой документа; типовой или индивидуальной. О совокупности документов, имеющих общее назначение и единую форму, говорят как о документах одного вида. Пример – приходной кассовый ордер, материальное требование и др.

Документ любого вида должен иметь; экранную форму, печатную форму и для него могут задаваться правила формирования проводок.

Формы документов подвержены изменениям, поэтому иногда приходится создавать собственные виды документов. Крайне желательно, чтобы система автоматизации учета позволяла изменять формы действующих первичных документов и создавать новые формы документов.

Инструментарий создания собственных видов документов у программ разный. Обычно он слишком сложен, чтобы бухгалтер мог справиться с этим самостоятельно, не прибегая к помощи раз­работчика или его представителя — дилера.

Новые формы документов создаются путем их параметрическо­го описания и включения в справочник первичных документов. Разные системы имеют свой язык описания форм и показателей первичного документа, а также правил формирования связанных с ним проводок. Подробнее вопросы создания новых форм доку­ментов будут рассмотрены далее.