Организационное проектирование – от анализа структуры компании «как есть» к проектированию структуры «как нужно». Матрицы организационных проекций, «положение об организационной структуре».
Изменению организационной структуры компании должен предшествовать организационный анализ «Как есть» — это анализ функций, организационных звеньев, способов достижения целей, оценка слабых и сильных сторон организационной структуры. Проведя организационный анализ, можно переходить к проектированию функциональной модели компании. В ходе проектирования уточняются состав и иерархия функций и звеньев, а также проверяется их соответствие друг – другу. Современным инструментом поддержки организационного анализа и проектирования являются. методики и программные средства типа OrgWare. Благодаря использованию типовых форматов описание и моделирование организационных структур, а также поддержки этих форматов современными программными средствами процесс организационного проектирования превращается в технологию, допускающую массовое воспроизведение и применение. Это позволяет говорить о наступлении эпохи инжиниринговых методов в организационном анализе и проектировании.
Матрицы организационных проекций
В регулярном менеджменте техника разработки и постановки задачи организационного проектирования опирается на систему понятных простых и конкретных действий. При разработке положения об организационной структуре это может выглядеть следующим образом: Прежде всего, нужно понять, кто и что делает в компании, т.е. выражаясь бухгалтерским языком, провести тотальную инвентаризацию подразделений, персонала и функций. Директору надо выяснить, сколько функций связано с деятельностью его компании и какие звенья отвечают за то, что бы это всё работало.
Алгоритм разработки и общие положения об организационной структуре
Из двух списков (звенья и функции) нужно построить матрицу. В её строках должны находиться исполнительные звенья, а в столбцах функции, которые выполняются в компании. Затем нужно по каждой функции найти исполнительное звено, которое отвечает за эту функцию, и в этом месте поставить галочку. Заполнение такой таблицы позволит сделать то, что трудно сделать в уме — по каждой функции найти исполняющих её подразделения или сотрудника.
К тому же это позволит увидеть пробелы, как в исполнении функции, так и в загруженности сотрудников. Результаты анализа таблицы помогают провести рациональную реструктуризацию выполнения функций. Проще говоря – рационально распределить все задачи между исполнителями и обнародовать правила как систему в документе, который будет называться «Положение об организационной структуре».
Таблица проекций функций на исполнительные звенья может быть весьма внушительной, в средних кампаниях – это 500 единиц – 20 звеньев по 25 функций. В больших кампаниях это может быть 5000 единиц – 50 звеньев по 100 функций.
Приведём разделы положения об организационной структуре:
1. основные направления деятельности (продукты и услуги)
2. функции обеспечения
3. функции менеджмента
4. перечень структурных звеньев
5. закрепление функций за структурными звеньями
6. структурная схема
После разработки данного положения необходимо выпустить приказ примерно следующего содержания:
1. утвердить положение об организационной структуре
2. назначить некоторое лицо ответственное за введение в жизнь организационной структуры
3. проводить актуализацию организационной структуры не реже, чем раз в квартал.
Это постоянное возвращение и повторение управленческого цикла является. принудительным элементом регулярного менеджмента. В противном случае уже через 2-3 месяца описание структуры уже не будет соответствовать сложившемуся распределению функций и звеньев.
