Ввод и редактирование данных в Exel


Ввод и редактирование данных
— сделать ячейку активной
— ввести данные
— нажать Enter
В ячейку можно ввести до 255 символов. Если число используется как текст, перед ним ставятся кавычки.
Если надпись длинная, соседняя ячейка будет ее перекрывать. Если число не помещается в ячейку, оно будет представлено знаками # # # #. В этих случаях можно расширить столбец. Для этого:
1) взяться мышью за правую разделительную линейку в заголовке столбца ( курсор примет вид ) и оттащить ее вправо.
2) Меню Формат, Столбец, Ширина, задать нужную ширину
3) Выделить диапазон, меню Формат, Столбец, Подгон ширины.
4) Для текстовой информации:
Меню Формат, Ячейки, появляется диалоговое окно “Формат ячеек”. Выбирается кнопка “Выравнивание”. В появившемся окне можно выбрать:
горизонтальное или вертикальное выравнивание текста и его ориентация:
а также выравнивание по левому, право-
му краю, по центру и др.
Здесь же можно объединить ячейки в одну, изменить шрифт. В меню “Формат” можно так-же изменить высоту строки ( Строка, Высота ).

Форматы чисел Exel:
Меню Формат, Ячейки, кнопка “Число”. Появляется большой список форматов чисел:
— Общий
— Денежный ( округляет до 2-х знаков )
— Процентный
— Научный ( экспоненциальный )
— Дробный
— Дата ( 1.10.98 или 1 окт. 98г или 1 октября )
— Время ( 14 : 45 или 2 : 45 PM )
Причем в Excel встроен календарь начиная с начала 20 века до третьей четверти 21 века. Поэтому можно складывать и вычитать даты, с определением дней недели, для этого введя в ячейку дату, ей нужно задать необходимый формат, потянув мышью за квадратик ячейки с датой вниз, в нижней ячейке появится дата следующего дня и т.д.
Тоже со временем.
Можно задать свой формат:
— в списке форматов выбрать “Пользовательский”
— в строке “Код” задать формат.
В пользовательском формате используются значки 0 и #:
0 — означает, что обязательно должна быть цифра ( если ее нет, Excel поставит нули )
# — там где цифры нет, соответственно разряд будет пустым.
Например: код 000 000, 00 — обозначает что все вводимые нами числа будут шестизначны-ми с двумя знаками после запятой.
В формате даты и времени используются следующие значки:
Г — год двузначный, Ч — часы
ГГГГ — год полностью м — минуты
Д — число с — секунды
ММ — месяц цифрой
МММ — месяц буквами сокращенно
ММММ — месяц полностью
Чтобы быстро ввести в ячейку текущую дату — Ctrl + ; , текущее время — Ctrl + :
В любом из перечисленных форматов даты и времени в качестве разделителя можно ис-пользовать : / , — , пробел , :
На панели инструментов “Форматирование” также есть множество кнопок, позволяющих изменить форматы данных.

Редактирование в Exel
Автозамена — автоматическое исправление ошибок, обычных опечаток.
Если часто делаются одни и те же опечатки, их можно добавить в Автозамену.
— Меню Сервис, Автозамена
— в поле Заменить — ввести ошибочное слово
— в поле “на”- правильное слово
— нажать кнопку “Добавить”.
В этом же окне можно “удалить” какое-то слово из Автозамены, если оно уже не нужно.
Меню “Правка”:
— содержит команды отмены или повторения операций ( несколько раз )
— поиска и замены данных
— очистить ( позволяет очистить только содержимое ячейки, только форматирование, или и то, и другое ).
— удалить
— переместить
— скопировать
Отличие Очистить от удалить ( сдвигает оставшиеся ячейки — влево, вправо, вниз, вверх ).
— специальная вставка ( для вставки в таблицу значений из других таблиц )
Для этого открываются два окна — источник и приемник. В файле источнике нужный диа-пазон выделяется и копируется ( меню Правка — Копировать ). Затем переходим в другое ок-но ( Ctrl + Tab или меню Окно ) в файл приемник и вызываем команду “Спец вставка”, на-жимаем кнопку “Вставить связь”. Выделенный диапазон вставится и в строке формул будет указано откуда он взят ( имя файла, имя листа, адрес ячеек, например: = [ doc 1. XLS ] Лист1 ! $ E $ 13 )

Любые изменения в источнике будут отражаться и в приемнике.
— связь ( можно обновлять или изменять связи ).
Меню Вставка:
— ячейку — Лист
— столбец — Разрыв страниц
— строку — Рисунок ( картинки, автофигуры, объект Word Art )
Создание линейных последовательностей :
Активная ячейка в правом нижнем углу имеет маленький квадратик. Он называется маркер заполнения. С его помощью можно автоматически создавать последовательности с возрас-тающим шагом.
Например, — в ячейку А1 ввести число 1, в А2 — 2
— выделить эти ячейки
— маркер заполнения переместить вниз до ячейки А20
— отпустить кнопку мыши
в ячейке А3 появится цифра 3 и т.д. в А20 — 20.
Если нужно заполнить диапазон одинаковыми значениями, перемещая маркер заполнения , нажать Ctrl.
Создавая последовательности можно менять шаг:
в А1 — 1; в А2 — 3, тогда в А3 будет -5.
Можно создавать последовательности и текстовой информации.
Редактирование можно производить и через контекстное меню ( правая кнопка ) — вставить, удалить, очистить и т.д.
Содержимое ячейки редактируется с помощью F2.
Excel содержит до 256 шрифтов:
шрифты можно менять: 1) через панель инструментов, 2) либо через меню Формат, Ячейки, Шрифт, 3) через контекстное меню ( Формат, Ячейки, Шрифт ).
В открывшемся окне можно изменить шрифт, размер шрифта, начертание ( курсив, жирный и т.д. ), цвет, верхний и нижний индексы.
Скрыть содержимое таблицы можно через меню Формат, Столбец, Скрыть или установить указатель мыши на разделитель столбца, справа от его заголовка, он примет вид
, перетащить его влево пока столбец не скроется.
Скрыть строки: Формат, Строка, Скрыть.
Скрыть: выделить столбцы, примыкающие к скрытому; Формат, Столбец, Стандартная ши-рина.
Можно скрыть целый лист: Формат, Лист, Скрыть.
В Excel можно также защищать данные от изменений: Меню Сервис, Защита, выбирается.
— защитить лист
— защитить книгу
— по желанию можно ввести пароль ( при вводе пароля учитывается регистр ).
Защищаемые данные нельзя перемещать, редактировать, форматировать, удалять.
Чтобы снять защиту:
Сервис, Защита, Снять защиту листа ( книги ).
Защитить ячейку: Формат, Ячейка, Защитить или скрыть формулы.
Работа с формулами Exel
Одно из преимуществ электронных таблиц — использование формул для произведения вы-числений.
Формулы могут выполняться с помощью простых арифметических действий ( +, — , *, /, % ,^ ( возведение в степень ) ).
Можно использовать скобки. Формула должна обязательно начинаться со знака = и вклю-чать ссылки на адреса ячеек.
Пример: = ( А1 + В1)/ С1
Курсор находится в ячейке, куда необходимо поместить результат. После введения форму-лы, в ячейке появится результат вычисления, формула будет отображена в строке формул.
Для редактирования формулы — клавиша F2.
Чтобы вывести все использованные в таблице формулы ( формульный вид ) используется меню:
— Сервис, Параметры, кнопка Вид, Формулы.
— Или клавишами Ctrl +
При изменении значений в ячейках, которые использовались в формулах, автоматически будет меняться результат.
Если формула введена не верно, она воспринимается как текст.
Формулы можно копировать в другие ячейки. Если необходимо, чтобы ссылки на ячейки изменялись при копировании формул, то используется относительная адресация, если этого не нужно — используется абсолютная адресация ( $ ).
В формулах можно ссылаться на ячейки других листов: Лист 6 ! А1.
Можно использовать трехмерные ссылки, чтобы ссылаться на диапазон ячеек из несколь-ких листов: ( Лист1 : Лист 6 ! А1 :А10 )
Как уже говорилось в формулах можно использовать обыкновенные арифметические дей-ствия:
= А1+ В1 = А1 * В1 = А1% ( если в А1-5, то результат = 0,05 )
= А1- В1 = А1 / В1 = А1 ^ 2 ( результат = 25 )
Также в формулах можно использовать текст. Для этого используется амперсант &, кото-рый объединяет текст, заключенный в “.
Объединение текста называется конкатенацией ( сцеплением ).
Например, мы рассчитываем курс валют
в ячейке А1 — находится цена в ПМР (8.000 000 )
в ячейке А2- курс доллара к ПМР ( 800.000 )
в ячейке А3 — необходимо рассчитать цену в долларах, и добавить текст, что это усл. ед.
в ячейку А3 вводится формула: = А1 / А2 & “у.е.”
в результате в А3 — 10 у.е.
При изменении курса, будет меняться значение в А3.
Можно также использовать в формулах конкатенацию для соединения одного текста с дру-гим, вставляя адреса, названия и т.д.
Пример: в ячейке А1 — текст ИТ — 102
А2 — ИТ — 103
В ячейке А4: = “Лучшие студенты в группах” & A1 & “и” & A2
& -используется для объединения текста, ячеек, диапазонов.
Текст — обязательно в “”.
Можно создавать формулы, используя операции сравнения, для сравнения результатов: Эти операции возвращают результат истина или ложь. Для этого используются знаки: =; <; >;< =; > =; < >
Например: формула = А12<15
результат: если в А12 значение < 15, то истина и наоборот ложь.

Если в формуле используется диапазон ячеек, он указывается через : , если несколько диапазонов — они объединяются с помощью запятой ( А1; А5, В1 : В5 ).
Если формула введена неверно, или Excel не может вычислить, он выводит сообщение об ошибке, сообщение начинается со знака “диез” #.
Вычисления с массивами в Exel:
Для выполнения больших объемов вычислений, для замены повторяющихся формул ис-пользуются массивы. Excel хранит в памяти массив формул как одну формулу, это экономит память.
Массив — это прямоугольный диапазон формул или значений, которые Excel обрабатывает как единую группу. Признак массива — фигурные скобки, в которые заключена формула ( появляется автоматически ).
Пример: Необходимо значение в ячейках с А1 по А300 умножить на соответствующие значения с В1 по В300, результат поместить в С1 по С300.
Можно ввести в С1 формулу = А1 * B1, а затем скопировать ее в диапазон с С2 : C300.
Но, чтобы сэкономить память, введем в С1 формулу = А1 : А300 * B1 : B300 и нажмем комбинацию Shift + Ctrl + Enter.
Произойдет 300 перемножений и результаты занесутся в C1 : C300. В каждой ячейке это-го диапазона появится формула { = A1 : A300 * B1 : B300 }
Отдельные ячейки в массиве не подлежат редактированию. Редактируется весь массив: F2, изменить формулу и Shift + Ctrl + Enter.

Использование функций Exel

Помимо арифметических действий в Excel при расчетах можно использовать встроенные функции. В Excel встроено более 200 функций.
Формат записи:
= имя функции (список аргументов).
Каждая функция имеет свой набор аргументов. Аргументами могут быть числа, ссылки, текст, логические выражения. Некоторые функции могут иметь до 30 аргументов.
Чтобы вызвать список функций, на панели инструментов выбирается Мастер функций fx. Открывается диалоговое окно, содержащее:
— категорию функций (классификация)
— имя функции (по каждой категории)
— подсказка о текущей функции (на которой курсор)
— в нижней части окна находятся кнопки:
Отмена <Шаг Шаг> Закончить
Выбирая шаг>, открывается следующее окно для сложных функций.
При сложении формул очень важен синтаксис.
Категории функций:
— Последние используются (10 последних используется функций)
— Все (все в алфавитном порядке)
— Финансовые
— Дата и время (например, = Дата знач (дата как текст) – преобразует дату, записанную в текстовом виде в числовой формат, = Сегодня
= ТДата }- вставляет в ячейку текущую дату (1) и дату и время (2). Причем дата обновляется при каждом вызове файла.
— математические (пример SIN, LN и т.д.)
СУММ
— статистические (дисперсия, корреляция, СРЗНАЧ, МАКС, МИН) — — Логические (= Если С1>D1*B1; “УРА!”; “УВЫ”)
— Текстовые (операции с текстом)
И др.
Отредактировать формулу – клавиша F2.
Формулы можно копировать, как и другие данные из ячеек:
1) Через меню Правка
2) Через контекстное меню (копировать, вставить и т.д.)
При проведении любых вычислений в ячейке появляется результат. Чтобы увидеть таб-лицу в формульном виде:
— меню Сервис
— подменю Параметры
— строка Формулы
Сортировка данных
Используется для выстраивания данных в алфавитном или цифровом порядке по возрас-танию или убыванию.
Необходимо сначала выделить необходимый диапазон. Выбрать меню Данные, Сорти-ровка. Откроется диалоговое окно, в котором задаются ключи сортировки, порядок сор-тировки и различные параметры.
Вне зависимости от порядка сортировки, пустые ячейки помещаются в конец данных.
Сортировать можно через панель инструментов
Необходимо соблюдать осторожность при сортировке ячеек, содержащих формулы (от-носительные адреса будут меняться, что скажется на результате вычислений).
Фильтрация данных
Используется для выделения части таблицы, делает видимым какой-то участок таблицы.
Необходимо выделить всю таблицу, выбрать подменю Данные, Фильтр, Автофильтр.
В верхней строке таблицы в каждой ячейке появится значок . Щелкнув по какому-нибудь значку появится содержимое данного столбца. Выбрав нужное значение, щелк-нуть по нему левой кнопкой, Excel уберет все лишнее и оставит только те строки, кото-рые имеют выбранное нами значение (оно называется критерий фильтра).
Если щелкнуть на значке в ячейке N группы и выбрать нужную группу (ИТ- 102), на эк-ране будет список только студентов 102 группы. Точно также можно отфильтровать спи-сок студентов по итогам конкретных предметов.
Отфильтрованные строки можно выделить цветом, шрифтом, которые сохраняются при снятии фильтрации.
В отфильтрованных участках можно производить вычисления, используя для этого функ-цию “Промежуточные итоги”.
Отменить фильтрацию можно через меню Данные, Фильтр, Автофильтр, Отмена.
Чтобы отфильтровать не всю таблицу, а содержимое нескольких столбцов, необходимо перед фильтрацией выделить имена этих столбцов.