КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по «Информатике». Курс 1.


1.Программное обеспечение ПЭВМ

Возможности ПЭВМ при обработке данных связаны с используемым программным обеспечением (программами).

Программа – это упорядоченная последовательность команд (инструкций) компьютера для решения задач.

Программное обеспечение (ПО)– это совокупность программ обработки данных и необходимых для их эксплуатации документов.

Таблицы: 

 Режимы работы программ

  1. пакетный режим (создается командный файл (пакет), который содержит в себе определенный перечень команд или программ, выполняемых одна за другой);
  2. диалоговый режим (основан на постоянном взаимодействии программы и пользователя, цель – достичь интерфейса между пользователем и машиной);
  3. режим реального времени (когда реакция системы на происходящие изменения гораздо быстрее периодичности изменения). Режим реального времени – это режим обработки данных, при котором обеспечивается взаимодействие вычислительной системы с внешним процессом в темпе соизмеримым со скоростью протекания этого процесса. Система должна обеспечить достаточную скорость реакции на внешние прерывания и параллельную работу процессов, обслуживающих разные внешние устройства.
  4. режим разделения времени — мультипрограммирование, при котором ресурсы вычислительной системы предоставляются каждому процессу на интервалы времени, длительность, и очередность предоставления которых определяется диспетчером для обеспечения одновременной работы процессов в интерактивном режиме.

 Классификация программного обеспечения

  1. Системное программное обеспечение (СПО). В эту группу входят: операционные системы, программные оболочки, программы-драйверы, программы антивирусного контроля, программы-архиваторы, утилиты- программы вспомогательного назначения.
  1. Инструментальное программное обеспечение: все системы программирования, языки программирования, программы-трансляторы, программы-отладчики.
  1. Прикладное программное обеспечение: текстовые и табличные процессоры, СУБД (система управления базами данных), САПР (система автоматизированного проектирования).

2.Архивация  данных.  Виды алгоритмов архивации. Достоинства  и  недостатки  известных средств архивации.

 

 

Программы-архиваторы или упаковщики

Программы-архиваторы служат для сжатия файлов, что позволяет хранить их в сжатом виде в одном архивном файле (архиве), а также уменьшить объем занимаемой файлами памяти.

Преимущества архиваторов:

  1. позволяют сжимать от 22 % до 90% информации;
  2. позволяют обновлять программное обеспечение, причем архиватор сам следит за процессом обновления;
  3. позволяют создавать самораспаковывающиеся архивы;
  4. позволяют содержать в одном файле группу однородных файлов
  5. поддержка непрерывных архивов, в которых степень сжатия может быть на 10 — 50% больше, чем при обычных методах сжатия, особенно при упаковке большого количества маленьких похожих файлов;
  6. поддержка многотомных архивов;
  7. создание самораспаковывающихся (SFX) обычных и многотомных архивов с помощью стандартного или дополнительных модулей SFX;
  8. восстановление физически поврежденных архивов;
  9. другие дополнительные функции, например, шифрование, добавление архивных комментариев (с поддержкой ESC-последовательностей ANSI), протоколирование ошибок и пр.

Файл, в котором находятся файлы в сжатом виде, называется архивом.

Архив содержит оглавление, в котором находится следующая информация:

  • имя файла,
  • дата и время создания или модификации,
  • объем файла до и после архивации,
  • процент сжатия,
  • код циклического контроля для каждого файла (контрольная сумма)

Архиваторов очень много: ARJ, RAR, ZIP, CAB, LZH, GIF, TIF, PCX …

Архивные файлы могут быть непрерывными, многотомными, самораспаковывающимися.

Непрерывный архив — это архив, запакованный специальным способом, при котором все сжимаемые файлы рассматриваются как один последовательный поток данных.

Тома — это фрагменты архива, состоящего из нескольких частей. Тома поддерживаются только в формате RAR, вы не можете создавать тома ZIP. Обычно тома используются для сохранения большого архива на нескольких дискетах или других сменных носителях.

Самораспаковывающийся (SFX, от англ. SelF-eXtracting) архив — это архив, к которому присоединен исполнимый модуль. Этот модуль позволяет извлечь файлы, просто запустив архив как обычную программу. Таким образом, для извлечения содержимого SFX-архива не требуется дополнительных внешних программ. SFX-архивы, как и любые другие исполнимые файлы, обычно имеют расширение .EXE.

SFX-архивы удобны в тех случаях, когда нужно передать кому-то архив, но вы не уверены, что у адресата есть соответствующий архиватор для извлечения файлов. Вы также можете использовать SFX-архивы для распространения своих собственных программ.

Теоретические основы сжатия данных

Объекты сжатия

В зависимости от того, в каком объекте размещены данные, подвергаемые сжатию, различают:

  • Архивацию файлов
  • Архивацию папок
  • Архивацию дисков

Архивацию файлов применяют для уменьшения их размеров при подготовке к передаче по каналам электронных сетей или к транспортировке на внешнем носителе малой ёмкости, например, на гибком диске.

Архивацию папок  используют как средство архивации данных перед длительным хранением,  в частности, при резервном копировании.

Архивация дисков служит целям повышения эффективности использования их рабочего пространства и, как правило, применяется к дискам, имеющим недостаточную ёмкость.

Обратимость сжатия

Несмотря на изобилие алгоритмов сжатия данных, теоретически есть только три способа сжатия. Это либо изменение содержания данных, либо изменение их структуры, либо одновременно и то и другое.

Если при сжатии данных происходит изменение их содержания, то метод сжатия необратим и при восстановлении данных из сжатого файла не происходит полного восстановления исходной последовательности. Такие методы называют также методами сжатия с регулируемой потерей информации. Они применимы только для тех типов данных, для которых формальная утрата части содержания не приводит к значительному снижению потребительских свойств. В первую очередь это относится к мультимедийным данным: видеорядам, музыкальным записям, звукозаписям и рисункам. Методы сжатия с потерей информации обычно обеспечивают гораздо более высокую степень сжатия, чем обратимые методы, но их нельзя применять к текстовым документам, базам данных и, тем более, к программному коду. Характерными форматами сжатия с потерей информации являются:

  • .JPG для графических данных
  • .MPG для видеоданных
  • МРЗ для звуковых данных.

Если при сжатии данных происходит только изменение их структуры, то метод сжатия обратим. Из результирующего кода можно восстановить исходный массив путем применения обратного  метода. Обратимые методы применяются для сжатия любых типов данных. Характерными форматами сжатия без потери информации являются:

  • .GIF, .TIF, .PCX и многие другие для графических данных
  • AVI для видеоданных
  • ZIP, .ARJ, .RAR, .LZH, .LH, .CAB и многие др. для любых типов данных.

Алгоритм KWE

В основу алгоритмов кодирования по ключевым словам Keyword Encoding положено кодирование лексических единиц исходного документа группами байтов фиксированной длины. Примером лексической единицы может служить слово(последовательность символов, ограниченная справа и слева пробелами или символами конца абзаца). Результат кодирования сводится в таблицу, которая прикладывается к результирующему коду и представляет собой словарь. Обычно для англоязычных текстов принято использовать двухбайтную кодировку символов. Обращающиеся при этом пары байтов называют токенами.

Эффективность данного метода существенно зависит от длины документа, поскольку из-за необходимости прикладывать к архиву словарь длина кратких документов не только не уменьшается, но даже возрастает.

Данный алгоритм наиболее эффективен для англоязычных текстовых документов и файлов баз данных. Для русскоязычных документов, отличающихся увеличенной длиной слов и большим количеством приставок, суффиксов и окончаний, не всегда удается ограничиться двухбайтными токенами, и эффективность метода значительно снижается.

                            Синтетические алгоритмы

Рассмотренные выше алгоритмы в «чистом виде» на практике не применяются из-за того, что эффективность каждого из них сильно зависит от начальных условий. В связи с этим, современные средства архивации данных используют наиболее сложные алгоритмы, основанные на комбинации нескольких теоретических методов. Общим принципом в работе таких синтетических  алгоритмов является предварительный просмотр и анализ исходных данных для индивидуальной настройки на особенности обрабатываемого материала.

  1. Запуск Excel и выход из него. Основные элементы экрана Excel. Контекстное меню. Использование панелей и инструментов. Диалоговые окна. Интерактивная справка.

Табличные процессоры

Это программы, предназначенные для проведения различных математических, экономических, статистических расчетов. Имеют большое количество встроенных функций. Позволяют наглядно графически отобразить информацию на экране, что значительно улучшает восприятие информации.

В 1979 году для машин фирмы Apple была разработана такая программы и называлась VisiCalc. Эта программа была оценена по достоинству, и для ОС MS DOS разработали программу SuperCalc 4.0, а затем 5.0. В 1982 году появилась более мощная программа Lotus 1-2-3 фирма Lotus Development для машин IBM PC. В 1985 году Excel (фирма Microsoft) для машин Macintosh.

Microsoft Excel

Самая мощная из существующих программ электронных таблиц.

Назначение: составление финансовых и статистических отчетов; расчеты результатов научного эксперимента; прогнозирование научных экспериментов; использование более 200 встроенных функций для всевозможных расчетов; создание таблиц разного уровня сложности; построение по табличным данным диаграмм и графиков; использование макрокоманд.

Запуск Excel

1) Через главное меню — Пуск, Программы, Microsoft Office, Microsoft Excel.

2) Если пиктограмма Excel выведена на рабочий стол — двойной щелчок левой кнопкой.

3) Кнопка Пуск, Документы, выбрать документ, набранный в Excel, и щелкнуть по его имени. Excel загрузится, и выбранный документ будет открыт.

 

Завершение работы

1) Через меню: Файл, выход.

2) Щелкнуть по кнопке  Х   в правом верхнем углу.

3) Alt + F4.

Рабочее окно

После загрузки Excel, открытое окно содержит:

Верхняя строка — название окна (Microsoft Excel-Книга1) и имя файла, открытого в окне. В правой части строки — кнопки управления окном — развернуть, восстановить, закрыть.

Вторая строка — меню Excel, каждый пункт которого содержит подменю.

Третья строка — панель инструментов (если ее нет — меню Вид, Панель инструментов). Обычно выбирается панель инструментов “Стандартная”- содержит кнопки по форматированию текста, операциях с файлами, печати и “Форматирование”- кнопки для форматирования шрифтов, выравнивание, обрамление и т.д.

Рядом с кнопками всплывают подсказки о назначении их. Можно включать или выключать всплывающие подсказки: меню Вид, Панель инструментов, Настройка, выбрать вкладку Параметры, в ней — “Отображать подсказки для кнопок”.

Панели инструментов можно перемещать в любое место окна, менять их форму, или делать плавающими (взять можно в свободном от кнопок месте и перетащить в другое место или ухватить мышью за границу). В меню Вид, Панель инструментов, Настройка, можно выбрать размеры кнопок — “крупные значки”.

Четвертая строка — строка формул, в которой отображается содержимое ячеек таблицы.

В одном файле может находиться от 16 таблиц и более, которые называются рабочими листами.

В нижней части окна находится список рабочих листов (Лист 1, Лист2, … ). Если необходимо добавить листы: меню Вставка, Рабочий лист.

Совокупность рабочих листов называется рабочей книгой (образуют файл ).

Excel — многооконная программа и позволяет одновременно загружать сколько угодно рабочих книг (файлов). Переход между файлами — Ctrl + Tab или через  меню  “Окно”.

Каждый рабочий лист содержит 256 столбцов (они обозначены буквами латинского алфавита) и 65536 строк (они пронумерованы цифрами). Пересечение строки и столбца называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свой адрес (А1, … ). Чтобы обратиться к ячейке другого листа, к адресу добавляется название листа разделенное ! ( лист1 ! А1).

Совокупность ячеек называется диапазоном:

диапазон по строке ( А1 : F1 )

диапазон по столбцу ( А1 : А20 )

диапазон блока ( А1 : F20)

Различают абсолютный адрес ( $A1-абсолютный по столбцу, A$1-абсолютный по строке, $A$1-абсолютный по строке и столбцу ) и  относительный адрес (A1). При операциях копирования абсолютный адрес не изменяется.

Ячейка, выделенная рамочкой, называется активной. В нее можно ввести с клавиатуры значение. Ячейки могут содержать: текст, число (целое, с плавающей точкой, в экспоненциальной форме), формулу, встроенную функцию, дату, логическое выражение, значение ошибок.

Перемещаться из одного рабочего листа в другой:

1) Ctrl + PgUp — предыдущий лист

Ctrl + PgDn — следующий лист

2) Выбрать нужный лист из списка в нижней части окна.

 

   Чтобы выделить сразу несколько рабочих листов:

1) — щелкнуть по имени первого выделяемого листа,

2) — щелкнуть по имени последнего листа с нажатой клавишей Shift.

3) Нажать F5 ( появится окно Переход ) и ввести ссылку на ячейку нужного листа.

В окно помещается только часть рабочего листа. Справа и снизу рабочего листа находятся полосы прокрутки, с помощью бегунка которой можно перемещаться по листу.

Можно также выбрать пункт меню Правка, Перейти и в поле “Ссылка” ввести адрес нужной ячейки или диапазон.

Выделение диапазона:

— щелкнуть левой кнопкой на ячейке начала диапазона

— не отпуская кнопку переместить указатель мыши в конец диапазона, только после того, как диапазон будет выделен, отпустить кнопку.

Чтобы выделить большой диапазон:

— выделить начальную ячейку

— прокрутите окно и с клавишей Shift выделите последнюю ячейку.

Чтобы выделить несколько диапазонов:

— выделить первый диапазон;

— нажать Ctrl и выделить другой диапазон и т.д.

— отпустить Ctrl.

Выделение блоков смежных ячеек:

— нажать Shift, не отпуская сделать двойной щелчок по тому краю ячейки, в направлении которого делается выделение.

Чтобы выделить весь столбец или строку:

1) — щелкнуть по заголовку столбца или строки.

2) — Shift + Пробел — выделить строку

— Ctrl + Пробел — выделить столбец

Выделение ячеек по типу содержимого:

— Меню Правка, Перейти ( или клавиша F5 )

  • кнопка “Выделить”.
  • Откроется окно “Выделение группы ячеек”:

“Формулы”- выделятся ячейки, содержащие формулы

“Числа”

“Текст”

“Логические”- содержащие логические значения

“Ошибки”- содержащие ошибки

“Пустые ячейки”

“Объекты”- графические объекты и др.

Чтобы не выделять часто используемые ячейки или диапазоны, им можно дать имена:

— Меню Вставка, Имя, Присвоить.

После этого для перемещения к именованным ячейкам, нажать F5 и выбрать нужное имя.

Можно перейти в нужную ячейку по ее содержимому:

  • меню Правка, Найти, ввести фрагмент текста или число.

Ввод  данных

— сделать ячейку активной

— ввести данные

— нажать Enter

В ячейку можно ввести до 255 символов. Если число используется как текст, перед ним ставятся кавычки.

Если надпись длинная, соседняя ячейка будет ее перекрывать. Если число не помещается в ячейку, оно будет представлено знаками # # # #. В этих случаях можно расширить столбец. Для этого:

1) взяться мышью за правую разделительную линейку в заголовке столбца (курсор примет вид  двунаправленной стрелки) и оттащить ее вправо.

2) Меню Формат, Столбец, Ширина, задать нужную ширину

3) Выделить диапазон, меню Формат, Столбец, Автоподбор ширины.

4) Для текстовой информации: Меню Формат, Ячейки, появляется диалоговое окно “Формат ячеек”. Выбирается вкладка “Выравнивание”. В появившемся окне можно выбрать: горизонтальное или вертикальное выравнивание текста и его ориентация,                                                                                  а также выравнивание по левому, правому краю, по центру и др.

Здесь же можно объединить ячейки в одну, изменить шрифт. В меню “Формат” можно также изменить высоту строки (Строка, Высота).

 

Форматы чисел

Меню Формат, Ячейки, вкладка “Число”. Появляется большой список форматов чисел:

— Общий

— Денежный ( округляет до 2-х знаков )

— Процентный

— Научный ( экспоненциальный )

— Дробный

— Дата ( 1.10.98 или 1 окт. 98г или 1 октября )

— Время ( 14 : 45 или 2 : 45 PM )

Причем в Excel встроен календарь, начиная с начала 20 века до третьей четверти 21 века. Поэтому можно складывать и вычитать даты, с определением дней недели, для этого введя в ячейку дату, ей нужно задать необходимый формат, потянув мышью за квадратик ячейки с датой вниз, в нижней ячейке появится дата следующего дня и т.д.

Тоже можно проделать и со временем.

На панели инструментов “Форматирование” также есть множество кнопок, позволяющих изменить форматы данных.

Редактирование

Если часто делаются одни и те же опечатки, их можно добавить в Автозамену.

— Меню Сервис, Автозамена

— в поле Заменить — ввести ошибочное слово

— в поле на— правильное слово

— нажать кнопку “Добавить”.

В этом же окне можно “удалить” какое-то слово из Автозамены, если оно уже не нужно.

Меню “Правка”:

— содержит команды отмены или повторения операций ( несколько раз )

— поиска и замены данных

— очистить ( позволяет очистить только содержимое ячейки, только форматирование, или и то, и другое ).

— удалить

— переместить

— скопировать

Отличие Очистить от Удалить (сдвигает оставшиеся ячейки — влево, вправо, вниз, вверх ).

— специальная вставка (для вставки в таблицу значений из других таблиц )

В файле источнике нужный   диапазон выделяется и копируется ( меню Правка — Копировать ). Затем переходим в другое окно ( Ctrl + Tab или меню Окно ) и вызываем команду “Специальная вставка”, нажимаем кнопку “Вставить связь”. Выделенный диапазон вставится и в строке формул будет указано откуда он взят ( имя файла, имя листа, адрес ячеек, например: = [ doc1.XLS ] Лист1!$E$13 )

Любые изменения в источнике будут отражаться и в приемнике.

Редактирование можно производить и через контекстное меню (правая кнопка ) — вставить, удалить, очистить и т.д.

Содержимое ячейки редактируется с помощью F2.

Меню Вставка:

— ячейки                — Лист

— столбец              — Разрыв страницы

— строку                — Рисунок ( картинки, автофигуры, объект Word Art )

— функцию            — Диаграмму

— Объект

Создание линейных последовательностей

Активная ячейка в правом нижнем углу имеет маленький квадратик. Он называется маркер заполнения. С его помощью можно автоматически создавать последовательности с возрастающим шагом.

Например, — в ячейку А1 ввести число 1, в А2 — 2

— выделить эти ячейки

— маркер заполнения переместить вниз до ячейки А20

— отпустить кнопку мыши

в ячейке А3 появится цифра 3 и т.д. в А20 — 20.

Если нужно заполнить диапазон одинаковыми значениями, перемещая маркер заполнения, нажать Ctrl.

Создавая последовательности можно менять шаг: в А1 — 1; в А2 — 3, тогда в А3 будет -5.

Можно создавать последовательности и текстовой информации.

Скрыть данные

Скрыть содержимое таблицы можно через меню Формат, Столбец, Скрыть или установить указатель мыши на разделитель столбца, справа от его заголовка, он примет вид  двунаправленной стрелки, перетащить его влево пока столбец не скроется.

Скрыть строки: Формат, Строка, Скрыть.

Открыть: выделить столбцы, примыкающие к скрытому; Формат, Столбец, Отобразить.

Можно скрыть целый лист: Формат, Лист, Скрыть.

Защита данных

В Excel можно также защищать данные от изменений: Меню Сервис, Защита, выбирается.

— защитить лист

— защитить книгу

— по желанию можно ввести пароль ( при вводе пароля учитывается регистр ).

Защищаемые данные нельзя перемещать, редактировать, форматировать, удалять.

Чтобы снять защиту:

Сервис, Защита, Снять защиту листа ( книги ).

Работа с формулами

Одно из преимуществ электронных таблиц — использование формул для произведения вычислений.

Формулы могут выполняться с помощью простых арифметических действий (+, — , *, /, % ,^) .

Можно использовать скобки. Формула должна обязательно начинаться со знака = и включать ссылки на адреса  ячеек.

Пример: = ( А1 + В1)/ С1

= А1+ В1     = А1 * В1       = А1%  ( если в А1-5, то результат = 0,05 )

= А1- В1      = А1 / В1        = А1 ^ 2 ( возведение в степень, результат = 25 )

Курсор находится в ячейке, куда необходимо поместить результат. После введения формулы, в ячейке появится результат вычисления, формула будет отображена в строке формул.

Для редактирования формулы — клавиша F2.

Чтобы вывести все использованные в таблице формулы ( формульный вид ) используется меню:

— Сервис, Параметры, вкладка Вид, Формулы.

При изменении значений в ячейках, которые использовались в формулах, автоматически будет меняться результат.

Если формула введена не верно, она воспринимается как текст.

Формулы можно копировать в другие ячейки. Если необходимо, чтобы ссылки на ячейки изменялись при копировании формул, то используется относительная адресация, если этого не нужно — используется абсолютная адресация ( $ ).

В формулах можно ссылаться на ячейки других листов: Лист 6 ! А1.

Можно использовать трехмерные ссылки, чтобы ссылаться на диапазон ячеек из нескольких листов: ( Лист1 : Лист 6 ! А1 :А10 )

Также в формулах можно использовать текст. Для этого используется амперсант &, который объединяет текст, заключенный в “.

Объединение текста называется конкатенацией ( сцеплением ).

Например, мы рассчитываем курс валют

в ячейке А1 — находится цена в ПМР ( 59 ), в ячейке А2- курс доллара к ПМР ( 5.9 ),

в ячейке А3 — необходимо рассчитать цену в долларах, и добавить текст, что это у. е.

в ячейку А3 вводится формула: = А1 / А2 & “у.е.” — в результате в А3 — 10 у.е.

При изменении курса, будет меняться значение в А3.

Можно также использовать в формулах конкатенацию для соединения одного текста с другим, вставляя адреса, названия и т.д.

Пример: в ячейке А1 —  “ИТ – 102 “

А2 – “ИТ – 103”

В ячейке А4: = “Лучшие студенты в группах” & A1 & “и” & A2

& -используется для объединения текста, ячеек, диапазонов.

Текст — обязательно в “”.

Можно создавать формулы, используя операции сравнения, для сравнения результатов: Эти операции возвращают результат истина или ложь. Для этого используются знаки: =; <; >;< =; > =; < >

Например: формула = А12<15

результат: если в А12 значение < 15, то истина и наоборот ложь.

Если в формуле используется диапазон ячеек, он указывается через : , если несколько диапазонов — они объединяются с помощью запятой ( А1: А5, В1 : В5 ).

Вычисления с массивами

Для выполнения больших объемов вычислений, для замены повторяющихся формул используются массивы. Excel хранит в памяти массив формул как одну формулу, это экономит память.

Массив — это прямоугольный диапазон формул или значений, которые Excel обрабатывает как единую группу. Признак массива — фигурные скобки, в которые заключена формула ( появляется автоматически ).

Пример: Необходимо значение в ячейках с А1 по А300 умножить на соответствующие значения с В1 по В300, результат поместить в С1 по С300.

Можно ввести в С1 формулу = А1 * B1, а затем скопировать ее в диапазон с С2 : C300.

Но, чтобы сэкономить память, введем в С1 формулу = А1 : А300 * B1 : B300 и нажмем комбинацию Shift + Ctrl + Enter.

Произойдет 300 перемножений и результаты занесутся в C1 : C300. В каждой ячейке этого диапазона появится формула { = A1 : A300 * B1 : B300 }

Отдельные ячейки в массиве не подлежат редактированию. Редактируется весь массив: F2, изменить формулу и Shift + Ctrl + Enter.

Использование функций

Помимо арифметических действий в Excel при расчетах можно использовать встроенные функции. В Excel встроено более 200 функций.

Формат записи:

= Имя функции (список аргументов).

Каждая функция имеет свой набор аргументов. Аргументами могут быть числа, ссылки, текст, логические выражения. Некоторые функции могут иметь до 30 аргументов.

Чтобы вызвать список функций, на панели инструментов выбирается Мастер функций Fx.

Открывается диалоговое окно, содержащее:

  • категорию функций (классификация)
  • имя функций (по каждой категории)
  • подсказка о текущей функции (на которой курсор)

Категории функций:

  • Последние используются (10 последних использованных функций),
  • Все (всё в алфавитном порядке),
  • Финансовые,
  • Дата и время,
  • Математические (пр. Sin, LN, СУММ и так далее ).
  • Статистические (дисперсия, корреляция, СРЗНАЧ, МАКС, МИН ) .
  • Логические (= Если С1> D1*B1; «УРА!»; «УВЫ»)
  • Текстовые (операции с текстом) и др.

Отредактировать формулу —  клавиша F2.

Формулы можно копировать, как и другие данные из ячеек:

  • Через меню Правка
  • Через контекстное меню

Сортировка данных

Сортировка используется для выстраивания данных в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию или убыванию. Необходимо сначала выделить данные, подлежащие сортировке, затем выбрать меню Данные, Сортировка. Открывается диалоговое окно, в котором задаются параметры сортировки. При любой сортировке пустые ячейки помещаются в конец данных. Можно задавать сортировку кнопками панели инструментов. Необходимо соблюдать осторожность при сортировке ячеек, содержащих формулы (относительные адреса будут меняться, что скажется на результате вычислений).

Фильтрация данных

Используется для выделения части данных и делает видимой часть таблицы. Перед фильтрацией таблицу необходимо выделить, выбрать пункт меню Данные, Фильтр, Автофильтр. В верхней строке таблицы в каждой ячейке появится значок Ñ. Щелкнув по нему, появляется содержимое данного столбца. Выбрав нужное значение, щелкнуть левой кнопкой мыши, Excel оставит только те строки, в которых содержится выбранное значение. Это значение называется критерий фильтра.

Отфильтрованные строки можно выделять другим цветом, менять в них шрифт и эти параметры сохранятся после снятия фильтрации. Отфильтрованные таблицы можно фильтровать повторно по другим критериям. Если необходимо отфильтровать не всю таблицу, то предварительно выделяются те столбцы, в которых необходимо провести фильтрацию. В отфильтрованных участках млжно производить вычисления, используя для этого функцию “Промежуточные итоги”. Отменить фильтрацию можно через меню Данные, Фильтр, убрать флажок Автофильтр.

Можно производить фильтрацию по нескольким критериям. Для этого в раскрывшемся списке столбца выбрать строку «Условие». Откроется диалоговое окно «Пользовательский автофильтр». Для критерия отбора можно использовать знаки >,<, >=, <=, <>, а также операторы И и ИЛИ.

 

Построение диаграмм

В Excel существует 2 типа диаграмм:

  1. внедренные диаграммы — содержатся на том же месте, где таблица, и сохранены в том же файле;
  2. диаграммные листы — на отдельном листе и сохранены в отдельном файле.

Оба типа строятся с помощью мастера диаграмм через панель инструментов. Открывается диалоговое окно, которое состоит из нескольких окон.

1 шаг — задается тип диаграммы (предложено 15 типов диаграмм с рисунками).

2 шаг — служит для задания интервала, по которому будет строиться диаграмма. Для удобства лучше предварительно выделить интервал данных в таблице, тогда на этом шаге он будет внесен автоматически.

3 шаг – задание параметров диаграммы.

4 шаг – выбор куда поместить диаграмму.

При изменении данных в таблице, диаграмма будет автоматически меняться.

График можно перемещать по рабочему столу, для этого надо нажать на диаграмме левой кнопкой и не отпуская ее перетащить.

Можно менять размеры графика (так же, как размеры окон).

Для редактирования диаграммы — 2 раза левой кнопкой мыши внутри диаграммы, каждый элемент будет обведен черным квадратом и двойной щелчок по отдельному элементу позволяет его редактирование. Можно редактировать с помощью контекстного меню.

Добавление данных в диаграмму:

1 способ. Выделить в таблице диапазон, который нужно добавить, установить курсор на границе выделенной области, нажать левую кнопку мыши и не отпуская ее переместить этот диапазон в диаграмму. Появится окно  “Специальная вставка” (указать параметры, Добавить ячейки как новые ряды.)

2 способ. Выделить данные, скопировать в буфер, переместить курсор на диаграмму и вставить из буфера.

3 способ. Выделить диапазон данных, меню Вставка, Новые данные.

Можно изменить внедренную диаграмму на диаграммный лист и наоборот. Для этого курсор на диаграмме, меню Вставка, Диаграммы, Расположение и указать имя листа.

Диаграмму можно защитить от изменения: меню Сервис, Защита.

 

Оформление таблицы

На панели инструментов есть кнопка “обрамление” (границы). Нажав ее, появляются типы и виды линий, среди которых выбираются нужные.

Можно выделить нужные диапазоны цветом.

В меню Формат, Автоформат, будет предложено 16 готовых стилей оформления. Можно выбрать готовый стиль. Есть вкладка «Параметры», где можно изменить любой из стилей.

В меню Сервис, Параметры можно задать сетку таблицы, заголовки строк и столбцов.

                    Сводные таблицы

Они позволяют анализировать данные, группировать и обобщать.

Сводные таблицы используются для:

  1. Если существует большое количество однотипных данных, можно создать обобщаемую таблицу.
  2. Можно реорганизовать таблицу с помощью перетаскивания полей.
  3. Можно строить диаграмму на основании сводных таблиц.
  4. Отбор и группировка данных

Для построения сводной таблицы используется мастер сводной таблицы. Он запускается через меню Данные, Сводная таблица, открывается диалоговое окно, состоящее из четырех шагов:

1 — указываем на основе каких данных строить сводную таблицу. (в списке или базе данных, во внешнем источнике или в нескольких диапазонах консолидации). При создании сводной таблицы можно воспользоваться несколькими внешними источниками данных, например базами данных, текстовыми файлами или любыми другими, отличными от книг Microsoft Excel. Кроме того, можно воспользоваться источниками данных в Интернете. При консолидации данных нескольких списков или листов, списки и листы должны иметь одинаковые заголовки строк и столбцов.

2 – указывается диапазон, содержащий данные (лучше сначала выделить таблицу, тогда диапазон будет внесен автоматически). Исходный список или база данных должны иметь заголовки столбцов, так как содержимое ячеек первой строки списка будет использоваться в качестве имен полей.

3 – задается структура сводной таблицы, т.е. как размещать элементы таблицы в столбцах или строках.

4 — где расположить сводную таблицу.

В сводной таблице автоматически создаются общие и промежуточные итоги. Если исходный список содержит общие и промежуточные итоги, их, возможно, потребуется удалить, перед созданием сводной таблицы.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ.

  1. Запускаем программу Excel (Пуск – Программы — Microsoft Office — Microsoft Excel).
  2. Создаем новую рабочую книгу (кнопка Создать на стандартной панели инструментов).
  3. Дважды щелкаем на ярлычке текущего рабочего листа и этому рабочему листу даем имя «Прейскурант»..
  4. Команда «Файл» – «Сохранить как» и сохраняем рабочую книгу под именем book.xls.
  5. В ячейку A1 вводим текст Прейскурант.
  6. В ячейку A2 вводим текст Курс пересчета.
  7. В ячейку B2 вводим текст 1у.е.=
  8. В ячейку C2 вводим текущий курс пересчета..
  9. В ячейку A3 вводим текст Наименование товара.
  10. В ячейку B3 вводим текст Цена (у.е.).
  11. В ячейку C3 вводим текст Цена (руб.).
  12. В последующие ячейки столбца A вводим названия товаров, включенных в прейскурант
  13. В соответствующие ячейки столбца B вводим цены товаров в условных единицах.
  14. В ячейку C4 вводим формулу, которая используется для пересчета цены из условных единиц в рубли.
  15. Диапазон A1: C1 выровниваем по горизонтали По центру. На вкладке Шрифт задаем размер шрифта 14, начертание выбираем вариант Полужирный.
  16. Для диапазона B2: C2 задаем широкую внешнюю рамку и тонкую внутри для сетки.
  17. Сохраняем рабочую книгу book.xls под именем book1.xls.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 1 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 2