Секретные документы разрабатываются и печатаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются тем штабам и учреждениям, которым они необходимы для руководства и исполнения. В штабы и учреждения, которых документ в полном объеме не касается, высылаются выписки.

Секретные рабочие тетради, спец блокноты и другие материалы для печатания документов, а также секретные документы (листы), подлежащие перепечатыванию, заведующая машбюро регистрирует в журнале учета (Ф №12) и в присутствии исполнителя расписывается в этом журнале за их прием. Учетные номера, за которыми будут печататься секретные документы, проставляются в рабочих тетрадях, (спец блокнотах) на первых листах черновика печатаемого документа.

Выдача документов производится под роспись в журнале учета размножения.

Испорченные листы бумаги, отработанная красящая лента к пишущей машинке, копировальная бумага, а также листы бумаги, используемые для предохранения валика пишущей машинки, подлежат ежедневной сдаче в секретный орган для уничтожения.

Рабочие тетради, предназначенные для секретных записей по командирской подготовке, справочных материалов, научных разработок, подготовки наставлений, руководств и т.п., а также спец блокноты должны иметь не более 100 листов. Рабочие тетради со справочными материалами и с записями по командирской подготовке для разработки секретных и сов. секретных документов текущей переписки не используются и в машинописное бюро не сдаются. На обложках таких тетрадей делается предупредительная надпись "В машинописное бюро не сдавать".

Первичная выдача рабочих тетрадей, спец блокнотов и отдельных листов исполнителем производится под роспись В книге учета рабочих тетрадей, а последующие выдачи могут производиться под роспись в книге лицевых счетов (Ф № 11) или карточке выдачи (Ф № 16).