Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего ‘ по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала.
Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. При оформлении служебных документов на отдельных листах применяется бумага форматов A3 (297×420 мм), А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм). Служебные документы, подлежащие сдаче в архив, исполняются на бумаге первого сорта.
В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты располагаются в пределах границ согласно приложению № 4.
Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:
а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим
руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);
б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или
указания;
в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;
г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;
д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.
Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.
Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах Приднестровской Молдавской Республики, и употреблять в одном и том же значении.
3) Изготовление и размножение служебных документов.
Служебные документы могут изготавливаться и размножаться на пишущих машинках, электронно-вычислительных машинах, копировальных аппаратах и с помощью других технических средств, рукописным способом, а также изготавливаться в типографии.
Рукопись для печатания служебного документа на пишущих машинках и других технических средствах должна быть написана четко, разборчиво и только чернилами или документальной пастой фиолетового, синего или черного цветов. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо печатать.
Помещения, в которых расположены технические средства для изготовления и размножения служебных документов, по окончании рабочего времени закрываются, опечатываются и сдаются под наблюдение дежурному по войсковой части или учреждению.
Служебные документы должны размножаться в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаться только тем войсковым частям или учреждениям, которым они необходимы.
Снятие копий со служебных документов, поступивших из вышестоящих войсковых частей или учреждений, и изготовление выписок из них (кроме документов с пометкой «Для служебного пользования») допускается с разрешения начальника штаба войсковой части или учреждения, издавшего служебные документы, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командира (начальника) войсковой части или учреждения. Если разрешение дано устно, то на служебном документе отмечается, когда и каким должностным лицом дано разрешение. Эта отметка заверяется подписью исполнителя.
Снятие копий со служебных документов, разработанных в войсковой части или учреждении, и изготовление выписок из них допускаются с разрешения начальника управления, отдела, службы этой войсковой части или учреждения.
Учет служебных документов, размноженных на пишущих машинках, электронно-вычислительной технике, копировальных аппаратах и других технических средствах, производится в журнале учета размножения служебных документов (приложение № 32).
Операторам, машинисткам и другим лицам, работающим на множительных аппаратах,
персональных электронно-вычислительных машинах, запрещается размножать какие-либо по сторонние документы, хранить в столах и выносить из войсковой части или учреждения, какие бы то ни было служебные материалы. Не оконченные печатанием служебные документы, бланки, журналы учета, магнитные носители информации и другие материалы по окончании работ сдаются на хранение в делопроизводство или заведующей машинописным бюро.
