Ввод и хранение информации о хозяйственных операциях


Данные о совершившихся и подтвержденных хозяйственных операциях в компьютерной системе хранятся в массиве информа­ции о хозяйственных операциях.

Массив информации о хозяйственных операциях — это совокуп­ность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия, совершенных с начала использования компьютерной системы.

Этот массив является стержнем информационной базы любой автоматизированной системы бухгалтерского учета. Он содержит основные исходные учетные данные, которые в дальнейшем под­вергаются логико-арифметической обработке с целью формирова­ния результатных показателей для составления учетных регист­ров и бухгалтерской отчетности.

Данные этого массива отражаются в хронологических регистрах — журналах (книгах) учета хозяйственных операций. В них бухгалтер может просматривать все записи о введенных в систему операциях.

Данные о хозяйственных операциях вводятся либо непосредст­венно в журнал учета хозяйственных операций через специаль­ные экранные формы, либо автоматически, при проведении за­полненных оправдательных документов.

Структура и содержание массива информации о хозяйствен­ных операциях, как и журнала, отражающего его записи, могут быть разными. Это определяется тем, что именно вкладывается в понятие «запись» массива идеологией программы. Под запи­сью может подразумеваться как бухгалтерская проводка, так и бухгалтерская операция. Бухгалтерские проводки массива могут быть связаны с породившей их операцией, но могут храниться и вне связи с ней.

В программном обеспечении бухгалтерского учета сведения о хозяйственных операциях могут храниться в виде:

· расширенных проводок,

· бухгалтерских операций;

· Закодированных бухгалтерских операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки).

При первом способе хранения массив хозяйственных операций представляет собой набор проводок, которые явно не объединены по фактам хозяйственной деятельности (рис. 4.9). Этот способ характерен для многих систем, базирующихся на еди­ной модели представления учетных данных. При этом, чем под­робнее представлена информация классификационных и иденти­фикационных полей расширенной проводки, тем более глубокую аналитическую работу в дальнейшем можно проводить с создан­ной базой данной, получая различные разрезы выходных докумен­тов в стоимостном и количественном выражениях, а также ис­пользовать ее в специальных расчетах.

На этих принципах реализованы правила ведения массива хо­зяйственных операций в системах «1C: Бухгалтерия Проф 6.0» (не путать с версиями, начиная с 7.5, где использована другая мо­дель), «БЭСТ-4», «Компас», «Янус», «Главный бухгалтер».

При данном способе представления сведений о хозяйственных операциях каждая строка журнала (книги) учета хозяйственных операций представляет собой проводку и включает все ее реквизи­ты. Расширенные проводки вводятся непосредственно в журнал.

Часто в экранном представлении списка расширенных прово­док можно видеть только часть реквизитов каждой из них, а пол­ный набор информационных полей отражается только в специа­лизированной экранной форме, раскрывающей содержание рас­ширенной проводки.

Ввод и хранение информации о хозяйственных

При втором способе хранения массив информации о хозяйственных операциях хранит бухгалтерские операции, которые представляются двумя уровнями: заголовком операции и одной или совокупностью нескольких проводок, которые полностью отражает в учете хозяйственную операцию. В этом случае массив записей фактически разбивается на два иерархически связанных массива, в комплексе, составляющих единое целое. В первом массиве хранятся заголовки проводок, а во втором сами проводки, дополненные той информацией, которая является уникальной для каждой из них. Эти массивы программа представляет в двух взаимосвязанных регистрах: журнале операций и журнале проводок. Каждой операции первого журнала соответствует одна или несколько проводок второго журнала.

В системах автоматизации учета реализованы разные подходы к представлению сведений об операциях в указанных регистрах.

При третьем способе хранения каждая запись массива информации о хозяйственных операциях отражает закодированное представление операции, которое называется «определение» или «тип» операции (рис 4.17). Проводки, связанные с хозяйственной операцией, вообще в это массив не заносятся и в нем не хранятся.Но в системе создается специальный справочник «видов операций», в котором хранятся «определения» операций.

блок схема

Рис.4.17. Организация хранения и просмотра данных о хозяйственных операциях в системах, использующих третий способ хранения информации

До начала эксплуатации системы опытный бухгалтер сам создает «определения» операций и устанавливает правила построения проводок для данного типа хозяйственной операции и алгоритмы расчета сумм проводок, либо корректирует готовые»» определения операций, предложенные разработчиком. Для каждой операции может быть установлена одна или несколько связанных проводок.

Обращение к справочнику «видов операций» идет при расчете остатков и оборотов счетов. Программа применяет правила построения проводок в отношении каждой записи массива информации о хозяйственных операциях, ориентируясь на тип операции. После этого выполняется расчет сумм проводок по операции и далее расчет сальдо и оборотов счетов. Перед обработкой операции бухгалтер может посмотреть, какие проводки в ней будут учтены в расчетах. Таким образом, каждая хозяйственная операция связана с некоторым набором проводок, но их нет в массиве, однако они присутствуют в расчетах. Поэтому они и носят название «виртуальных проводок».

К справочнику «видов операций» бухгалтер обращается и при вводе данных в массив информации о хозяйственных операциях. С помощью этого справочника шаг за шагом конструируется формализованное (закодированное) описание операции, отражающее ее содержательный смысл. Ввод операции осуществляется в реестр операций, который включает сведения обо всех введенных за отчетный период операциях.

Использование рассмотренного способа хранения бухгалтерских операций позволяет в некоторых случаях значительно снизить трудоемкость исправления ошибок. К ним относятся те ситуации, когда ошибка тянет за собой необходимость перерасчета по логической цепочке всех выполненных расчетов.

В большинстве программ, основанных на первом и втором спо­собах организации массива информации о хозяйственных опера­циях, есть два пути исправления таких ошибок: сторнировать все неверные записи после соответствующих расчетов, либо удалить все неверные записи-проводки и ввести новые.

В программе «Финансы без проблем» достаточно исправить ошибку в операции оприходования материалов. Далее все зависи­мые расчеты будут выполнены автоматически, поскольку хранят­ся не проводки, а закодированные операции, которые будут ин­терпретированы только при составлении выходных документов. Именно в этот момент по всей цепочке заново будут сформирова­ны проводки и выполнены все расчеты.

Однако такой способ хранения записей в массиве имеет и не­достатки. Во-первых, приходится выполнять большой объем вы­числений каждый раз в процессе расшифровки операций при формировании выходных форм. Во-вторых, перечень формализо­ванных операций и правил их перевода в проводки должен быть определен уже на этапе внедрения системы. Учесть же все опера­ции на этапе внедрения бывает довольно сложно. К тому же по­стоянные изменения в методологии учета требуют изменений ра­нее определенных правил формирования проводок и расчета сумм по ним, что создает определенные проблемы в процессе экс­плуатации системы.

Элементы механизма выполнения автоматического пересчета сумм проводок имеются и в программах, основанных на других способах ведения системы записей о фактах хозяйственной дея­тельности. Так, например, в программном комплексе «БЭСТ» за­писи ведутся в виде расширенных проводок, но для записей спи­сания себестоимости израсходованных материалов или реализо­ванных товаров предусмотрен режим пересчета сумм, который мо­жет применяться пользователем неоднократно. В программе «1C:Бухгалтерия 7.7» доступен режим перепроведения как одно­го, так и заданной совокупности документов.