Документ как вспомо­гательный информационный объект


Третья модель рассматривает документ как вспомо­гательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регист­рации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реа­лизует технологию работы с первичными документами по схеме:

возникновение хозяйственной операции ® первичный документ®

совершение хозяйственной операции ® запись в массив информации о хозяйственных операциях.

Так же, как и во второй модели, здесь сначала вводятся дан­ные документа, но при этом соблюдается временной лаг между его формированием и отражением содержания хозяйственной опера­ции на счетах бухгалтерского учета (рис. 4.8).

clip_image002

Технология работы такова. Сначала программа предлагает бух­галтеру заполнить экранную форму первичного документа. На ос­нове введенных данных документ формируется, печатается, реги­стрируется в реестре документов и сохраняется в электронном ар­хиве. Часто однотипные документы регистрируются в отдельных реестрах и архивах. Возможен вариант, когда документ сначала ре­гистрируется в реестре, а затем предлагается бухгалтеру для запол­нения. К зарегистрированному в реестре и сохраненному в архи­ве документу бухгалтер может неоднократно возвращаться, кор­ректировать его и заново печатать.

После совершения хозяйственной операции, подтвержденной утвержденным первичным документом, бухгалтер вновь обраща­ется к нему через реестр и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в массиве ин­формации о хозяйственных операциях.

При данной технологии соблюдается естественная последова­тельность работы с документами за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. При этом введенные документы без подтвержде­ния пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты и остатки счетов.

Регистрация документов в реестре и сохранение их в электрон­ном архиве позволяет бухгалтеру не только в любой момент вер­нуться к документу, но и выполнять выборку документов по опре­деленным критериям, печатать реестры отобранных документов. Например, бухгалтер может отобрать документы и распечатать их реестр по конкретному поставщику или покупателю, просмот­реть документы за определенный период времени и т.д.

Таким образом, при применении рассмотренной модели поддер­живается естественная технология прохождения первичных доку­ментов как формируемых в системе, так и поступающих извне. По­этому на предприятиях с большим документооборотом целесообраз­но применять программы, использующие именно этот подход.

Рассмотренная модель обработки документов наиболее после­довательно реализована в разработках фирм «Парус», «Интел­лект-Сервис», «Авер», «Олникс», «Контур» и др. Такая технология работы с первичными документами поначалу получила рас­пространение, прежде всего, в бухгалтерских комплексах, где ра­боты разделены по участкам учета. Однако в последнее время похожий подход реализован и в других типах программных средств, как, например, в разработках фирмы «1C».

В типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия 7.7» также сначала вводятся данные первичного документа, и он может быть распечатан. При за­вершении работы с документом система предлагает его провести. Если поль­зователь соглашается, то программа формирует соответствующие проводки. В противном случае документ остается непроведенным, регистрируется в ин­формационной базе, но проводки по нему не формируются и его данные никак не влияют на остатки и обороты счетов бухгалтерского учета. При реальном со­вершении хозяйственной операции пользователь может вернуться к этому до­кументу и провести его. Если возникает потребность в изменении содержания документа (например, если какие-либо данные были введены ошибочно), то программа отменяет ранее сделанные проводки и может повторно провести документ, чтобы сформировать проводки на основе измененных данных. При удалении документа автоматически удаляются и связанные с ним проводки. Можно также отменить проведение ранее проведенного документа. В этом слу­чае он остается в информационной базе, но проводки по нему удаляются. Со­ответственно изменяются остатки и обороты счетов.

На примере типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия 7.7» можно видеть, что при использовании третьей модели со­храняется связь между документом и порожденными им провод­ками, что позволяет программе автоматически изменять их при внесении изменений в сам компьютерный документ. В большин­стве программ, использующих эту модель, такая связь поддержи­вается. Однако это справедливо не для всех разработок. В некото­рых из них после проведения документа, связь между ним и про­водками разрывается. Поэтому при его удалении или внесении из­менений в документ и повторном проведении ранее сформиро­ванные проводки следует отыскать и удалить вручную.

Во многих системах, использующих третью модель работы с первичными документами, по некоторым хозяйственным опера­циям устанавливается взаимосвязь между документами разных ви­дов, например между документами-основаниями и сопроводи­тельными документами, что уже является элементом модели полного документооборота. Так, на основе выписанного счета покупателю можно сформировать накладную на отпуск материала. При этом необходимые данные автоматически переносятся из одного документа в другой, что позволяет автоматизировать процесс, формирования производных документов и частично отследить этапы прохождения хозяйственной операции. Однако делается это по ог­раниченному кругу операций и далеко не всеми системами.

Наибольшее развитие принцип взаимосвязи между документа­ми разных видов получил в системах, ориентированных на доку­ментооборот всего предприятия, т.е. в тех, где применен второй подход к построению документооборота в АИС-БУ.