Существует несколько этапов описания бизнесс-процессов в технологии Workflow: Текстовое описание — наиболее простой и не требующий особых усилий способ, однако, наименее эффективный из-за непрозрачности получающейся картины. Второй этап-представление бизнес процессов в виде модели. Первыми из этой группы являются средства концептуального моделирования. Они направлены на то, чтобы понять, какова цель бизнесс-процесса. При этом учитываются входные, выходные и управляющие данные (которыми могут быть нормативные акты или какие-то технологические аспекты самой деятельности), кроме того указываются исполнители.
Концептуальное моделирование не раскрывает содержание бизнесс-процесса, но является отправной точкой для технологического моделирования. В основе последнего — использование технологических карт.
Пример построения технологической карты:
Например, при формировании заказа прежде всего необходимо проанализировать, какой у нас поставщик: новый или старый.
Если старый, то из БД берутся его данные и можно переходить к следующему этапу — размещения заказа. Если поставщик новый, то необходимо совершить ряд действий для того, чтобы информацию о нем поместить в БД. Например, направить факс с запросом и ввести полученные данные в компьютер.
Все описанное выше можно (Выбросить на Хрен после достойного использования в БеДе) делать вручную. Более серьезные проблемы возникают на стадии программной реализации Workflow.
Разные программы обладают разным набором функций и часто получается, что разнообразие бизнесс-процессов трудно уместить в то представление, которое есть в корпоративных информационных системах. На выбор программных продуктов влияют особенности бизнесс-процессов данного предприятия. Например, автоматическое представление скидок при предоплате за товар. Если за день таких операций производится всего несколько, то это можно сделать вручную, но если их сотни, то неспособность системы осуществлять необходимые действия может стать весомой причиной для отказа от ее покупки.
Стандарты по описанию бизнесс-процессов и технологии Workflow появились на западе в 70-е годы. Изменения, которые произошли в последние несколько десятилетий, можно описать одним словом — интеграция. Если раньше отдельные подразделения компаний, например склад, производство, финансы, автоматизировались отдельно друг от друга, то сейчас между ними существует четкая взаимосвязь. Например, технология организация склада зависит от технологии организации продаж или производства. Работа склада должна быть организована так, чтобы максимально быстро сформировать заказ в соответствии со спецификой бизнеса. Сравнительно недавно появился термин supply chain (логистическая цепочка). Если раньше фирма имела относительно ограниченное количество поставщиков и покупателей, то сейчас она должна иметь возможность быстро подстраиваться под условия ведения бизнеса. Предполагается, что компания получила выгодный заказ, для реализации которого необходимо привлечь новых поставщиков. Получается, это под каждый заказ может быть сформирована своя Workflow структура. Она и называется Supply chain.
На западе большинство компаний уже имеет сложившуюся структуру и изменения происходят только в случае реструктуризации или открытия нового направления деятельности. В большинстве компаний СНГ изменения идут постоянно. А на стадии формирования нового бизнеса находится около половины действующих фирм. Поэтому для СНГ внедрение технологии моделирования и управления Workflow гораздо более актуально, чем для запада.
