Стандартным современным средством для управления бизнесс-процессами является технология workflow. Ее отличительной чертой является то, что она вводит в управление фактор времени. Понятно, что без этого трудно говорить о координации выполнения отдельных операций, составляющих бизнес-процесс. Неформально говоря, workflow — это упорядоченное во времени множество рабочих заданий, которые получают сотрудники и которые обрабатываются вручную, или при помощи средств автоматизации, но с той последовательностью или в рамках тех правил, которые определены для некоторого бизнесс-процесса.
Говоря упрощенно, можно провести следующую аналогию: бизнесс-процесс — это своего рода конвейер работающий по своим правилам и технологиям, а поток заданий аналогичен потоку изделий, которые передвигает этот конвейер.
Бизнесс-процесс объединяет поток работ, которые должны выполнятся над элементами этого потока, людей и оборудования, которые реализуют эти функции, а также правила, управляющие последовательностью выполнения этих функций.
Workflow-это автоматизация полностью или частично бизнесс-процесса, при которой документы, информация или задание передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.
Чтобы представить бизнесс-процесс в технологии Workflow, необходимо чтобы он был выделен, структурирован, имел четкие правила выполнения и был неповторяющимся. Такие процессы можно автоматизировать, но сначала надо сделать все на бумаге. Бумажная технология позволяет только описывать процесс, но не управлять им. Автоматизация резко повышает контроль над рутиной. Хорошо автоматизированные системы не только напоминают исполнителю о несделанной работе, но также ведут регистрацию транзакций, накапливают статистику поведения персонала, на основании которой менеджеры могут вести мониторинг событий в компании. Это важно, так как статистика показывает, что если какой-то отдел постоянно не укладывается в заданные сроки, то это является поводом для того, чтобы проанализировать и перестроить бизнесс-процесс.
